استقرار بدنۀ دانشی CMBOK®: استقرار مدیریت قرارداد در سازمان های ایرانی
استقرار بدنه دانشی CMBOK® یا مدیریت قرارداد در یک سازمان یک ابتکار استراتژیک با هدف افزایش کارایی، سازگاری و کیفیت شیوه‌های مدیریت قرارداد است. CMBOK® که توسط انجمن ملی مدیریت قرارداد (NCMA) توسعه یافته است، چارچوبی را برای بهین شیوه ها و زمینه های دانش مربوط به متخصصان قرارداد ارائه می دهد. در اینجا یک رویکرد گام به گام برای ایجاد CMBOK® در یک سازمان آورده شده است:
- ارزیابی روش های فعلی مدیریت قرارداد فعلی
- ارزیابی فرآیند های فعلی: یک ممیزی جامع از فرآیندهای مدیریت قرارداد موجود سازمان انجام می دهیم. این شامل بررسی سیاست ها، رویه ها، ابزارها و نقش های دخیل در مدیریت قراردادها می شود.
- شناسایی شکاف ها: روش های فعلی را با استانداردهای مشخص شده در CMBOK® مقایسه می کنیم تا شکاف ها و زمینه های بهبود را شناسایی نماییم. به دنبال ناکارآمدی ها، ناهماهنگی ها و شیوه های غیر استاندارد می گردیم تا آنها را بهبود و یا مرتفع نماییم.
- درگیر نمودن ذینفعان: مدیران قرارداد، تیم‌های حقوقی، بخش‌های تدارکات و مالی را برای جمع‌آوری بینش در مورد نقاط دردناک و چالش‌های پیش‌رو درگیر می کنیم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- مدل بلوغ مدیریت قرارداد (CMMM) برای تشخیص سطح جاری مدیریت قرارداد در سازمان
- مدل ارزیابی قابلیت مدیریت قرارداد NCMA
- سفارشی سازیCMBOK® برای نیازهای سازمانی
- تطبیق حوزه های دانش: CMBOK® شامل 6 شایستگی کلان است: اصول راهنمای قرارداد، رهبری، مدیریت، پیشا واگذاری قرارداد، واگذاری قرارداد، پساواگذاری قرارداد. موارد فوق را متناسب با نیازهای خاص صنعت و سازمان شما سفارشی می کنیم.
- تعریف نقش ها و مسئولیت ها: نقش ها (مدیران قرارداد، مشاوران حقوقی، متخصصان تدارکات) را با شایستگی های CMBOK® هماهنگ می کنیم. این تضمین می کند که هر نقش مسئولیت های خود را در چرخۀ حیات قرارداد درک می کند.
- درج مقررات و قوانین موضوعه کشور و صنعت: چارچوب CMBOK® را برای مطابقت با مقررات خاص صنعت (به عنوان مثال، قراردادهای دولتی، مراقبت های بهداشتی، ساخت و ساز) در صورت وجود تطبیق می دهیم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- مدیریت ذینفعان قراردادی و تکنیک های آن
- ماتریس تطبیق قوانین موضوعۀ کشور و صنعت با فرآیندهای CMBOK®
- مدل سازی سازمانی (Organizational Modeling) برای استقرار بدنۀ دانشی CMBOK® و تشکیل دفتر مدیریت قرارداد (CMO)
- تدوین سند مدیریت ریسک قراردادی
- تدوین سند مدیریت تغییر قراردادی
- تدوین سند مدیریت کسب و کار
- توسعۀ فرآیندها، سیاست ها و رویه ها بر اساس CMBOK®
- استانداردسازی فرآیندها: سیاست‌های استاندارد مدیریت قرارداد، الگوها، گردش کار و فرآیندهای بازبینی را در سراسر سازمان ایجاد می کنیم. در این بدنۀ دانشی از 13 فرآیند محور صحبت می کند، تلاش می کنیم که این فرآیندها را براساس ورودی، خروجی و دیگر ابزارها، تکنیک ها و یا راهنماهای قراردادی، به صورت یکپارچه و End to End تدوین نماییم.
- تدوین دستورالعمل ها و آیین نامه های اجرایی: طبعاً با استخراج فرآیندهای سازمان، مجموعه ای از دستورالعمل ها، خط مشی ها، رویه ها، آیین نامه ها استخراج می شوند که باید برای ذینفعان ابلاغ گردند.
- مدل سازی، تحلیل و طراحی فرآیندهای قراردادی: سعی می کنیم سازمان را عمیق تر بررسی نموده و با مدل کردن فرآیندهای جاری قراردادی، آنها را تحلیل، نقد و بررسی نموده و فرآیندهای مطلوب را طراحی نماییم.
- ارزیابی عملکرد فرآیندهای قراردادی: برای فرآیندها، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می کنیم تا بتوانیم نظارت بر عملکرد قرارداد، را محسوس تر برای ذینفعان، فراهم نماییم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- استفاده از تکنیک های BPM برای تدوین فرآیندهای کلیدی مدیریت قرارداد
- به فراخور استفاده از تکنیک های کارت امتیازی متوازن (BSC)، KPI و یا OKR های قراردادی
- ادغام CMBOK® در راهکار های فناوری
- نرم‌افزار مدیریت قرارداد: نرم‌افزار مدیریت قرارداد را که مطابق با استانداردهایCMBOK® است، پیاده‌سازی یا ارتقا می دهیم. این می تواند ایجاد قرارداد، ردیابی، گزارش دهی و مدیریت انطباق را ساده کند.
- اتوماسیون فرآیندهای کلیدی: از اتوماسیون برای کارهای معمول مدیریت قرارداد مانند تهیه پیش نویس قرارداد، تاییدیه ها، یادآوری برای تمدید و نظارت بر انطباق استفاده می کنیم.
- مخزن قرارداد متمرکز: یک مخزن دیجیتالی برای مدیریت همۀ قراردادها در یک پلتفرم واحد ایجاد می کنیم و از دسترسی آسان، کنترل نسخه و مسیرهای حسابرسی اطمینان حاصل می کنیم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- تحلیل نیازمندیهای نرم افزار مدیریت قرارداد در سازمان
- توسعۀ نرم افزار مدیریت قرارداد مد نظر CMBOK® پس از استخراج نیازمندیها
- رویکرد راهکار به صورت خرید یا توسعۀ CMIS در سازمان
- ایجاد یک ساختار حاکمیت قراردادی (Governance)
- ایجاد یک دفتر مدیریت قرارداد (CMO): اگر سازمان شما با حجم بالایی از قراردادها سر و کار دارد، ایجاد یک CMO اختصاصی برای نظارت بر اجرای اصول CMBOK® را در نظر بگیرید. این سازمان تضمین می کند که تمام قراردادها با سیاست های سازمانی و مقررات صنعت مطابقت دارند.
- تخصیص صاحبان قرارداد: صاحبان قرارداد را مسئول کل چرخه حیات قراردادهای خاص تعیین کنید و از مسئولیت پذیری و پایبندی به استانداردهای CMBOK® اطمینان حاصل کنید.
- ساز و کار مدیریت تغییر در قرارداد: با توجه به حجم زیاد قراردادها در برخی سازمان ها، نمی توان از مقولۀ تغییر، اجتناب نمود. سعی می کنیم با استفاده از رهنمودهای NCMA و سیلابس های آن، یک رویکرد برای مدیریت تغییرات قراردادی فراهم نماییم.
- ساز و کار مدیریت ادعا در قراردادها: این سازمان ها نیز کماکان، مدیریت ادعا را نیز باید در CMO بگنجانند که سعی می کنیم این سازوکار را فراهم نماییم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- طراحی ساختار حاکمیت قراردادی
- نظارت، ارزیابی و بهبود
- ممیزی‌ها و بررسی‌های منظم: ممیزی‌های منظم را برای ارزیابی انطباق با فرآیندها و رویه‌های CMBOK® برنامه ریزی می کنیم و بر اساس یافته‌ها تنظیمات لازم را انجام می دهیم.
- حلقه بازخورد: مکانیزمی برای جمع آوری بازخورد از مدیران قرارداد، تامین کنندگان و ذینفعان داخلی برای بهبود مستمر فرآیندهای مدیریت قرارداد ایجاد می نماییم.
- انطباق با تغییرات: چارچوب CMBOK® سازمان خود را برای انطباق با تغییرات در نیازهای تجاری، الزامات نظارتی و فناوری مدیریت قرارداد به روز می نماییم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- چک لیست های ممیزی دوره ای
- ایجاد KPI های قراردادی
- ترویج فرهنگ انطباق و کارایی
- پشتیبانی رهبری: اطمینان از خرید از سوی رهبری ارشد برای پرورش فرهنگی که انطباق، کارایی و برتری در مدیریت قرارداد را ارج می نهیم.
- ارتباطات: به طور منظم اهمیت بهترین شیوه های مدیریت قرارداد را به همه کارکنان منتقل می نماییم و پایبندی به اصول CMBOK® را تقویت می کنیم.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- برنامۀ مدیریت ارتباط با ذینفعان قراردادی
- محک زدن و بهبود مستمر
- معیارهای خارجی: شیوه های مدیریت قرارداد سازمان خود را با همتایان صنعت یا شرکت های برتر در کلاس مقایسه می کنیم تا فرصت های بهبود را شناسایی نمایید.
- نوآوری در مدیریت قرارداد: با کاوش در ابزارها، روش‌ها و استراتژی‌های جدید که با CMBOK® همسو هستند، نوآوری را تشویق کنید و در عین حال کارایی قرارداد را افزایش دهید و ریسک را به حداقل برسانید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- بهینه کاوی در فرآیندهای مدیریت قرارداد
- بهبود مستمر در فرآیندهای مدیریت قرارداد
مزایای استقرار CMBOK® در یک سازمان
- سازگاری و استانداردسازی: ایجاد یک رویکرد یکسان در بین بخش‌ها، مدیریت قرارداد را بهبود می‌بخشد و ریسک های خطا یا حذف را کاهش می‌دهد.
- مدیریت ریسک: CMBOK® شامل استراتژی‌های مدیریت ریسک برای کاهش ریسک‌های مرتبط با قرارداد است.
- کارایی: فرآیندهای ساده مبتنی بر بهین شیوه های صنعت، سرعت و کارایی مدیریت قرارداد را افزایش می دهد.
- انطباق و حاکمیت: تضمین می کند که قراردادها با قوانین، مقررات و سیاست های سازمانی مطابقت دارند.
- بهبود روابط با ذینفعان: فرآیندهای شفاف و کارآمد قراردادی، روابط با مشتریان، فروشندگان و ذینفعان داخلی را تقویت می کند.
با اعمال سیستماتیک این مراحل، یک سازمان می تواند به طور موثر چارچوب CMBOK® را ادغام کند که منجر به بهبود شیوه های مدیریت قرارداد، افزایش کارایی عملیاتی و مدیریت ریسک بهتر شود.
مشاوره جهت ارایۀ پکیج دقیق تر در سازمان ها:
چنانچه سازمان شما، دارای حجم زیادی از قراردادها است و احساس می کنیم که باید مکانیزه شوند و به سمت یک CMIS حرکت نمایید. کافی است فرم زیر را تکمیل نمایید و با ما در ارتباط باشید. در سریع ترین زمان ممکن به شما پاسخ داده و می توانیم دمویی از محصول خویش را در سازمان تان، ارائه دهیم.
یا در صورت تمایل می توانید با آیدی تلگرامی زیر، ارتباط برقرار نموده و سوالات و یا ابهامات خویش را به صورت موجز بیان نمایید:
@Aboozarkordi
