قراردادهای بازپرداخت هزینه (Cost Reimbursement): تعریف و کاربرد

Aboozar Kordi
مدیریت قراردادها

قراردادهای بازپرداخت هزینه (Cost Reimbursement) در بدنۀ دانشی مدیریت قرارداد (CMBOK) تعریف شده و مورد بررسی و کنکاش قرار گرفته اند.

قرارداد اشتراک هزینه (Cost Sharing)

قرارداد (CS) خاصی از توافق است که زمانی استفاده می شود که چندین طرف توافق کنند که مسئولیت مالی یک پروژه یا فعالیت را به اشتراک بگذارند.

چگونه کار می کند:

هزینه های مشترک: قرارداد هزینه های خاصی را که به اشتراک گذاشته می شود، مشخص می کند، مانند:
- هزینه های مستقیم: نیروی کار، مواد و سایر هزینه هایی که مستقیماً با پروژه مرتبط است.
- هزینه های غیر مستقیم: هزینه های سربار مانند اجاره، آب و برق و هزینه های اداری.
نسبت تقسیم هزینه: قرارداد درصد یا مبلغی را که هر یک از طرفین در هزینه های مشترک مشارکت خواهند داشت مشخص می کند. این می تواند باشد:
- نسبت ثابت: درصد از پیش تعیین شده برای هر طرف.
- نسبت متغیر: نسبت ممکن است بر اساس نقاط عطف خاص یا مراحل پروژه تنظیم شود.
کمک‌های غیرنقدی: قرارداد ممکن است کمک‌های غیرنقدی را مجاز کند، در صورتی که یک طرف منابع یا خدمات را به جای پول نقد ارائه می‌کند.

زمان استفاده از آن:

کمک های بلاعوض دولتی: بسیاری از کمک های بلاعوض دولتی مستلزم تقسیم هزینه از سوی موسسه یا شرکت دریافت کننده، نشان دهنده تعهد و کاهش بار تنها بر دوش آژانس تامین کننده است.
همکاری‌های تحقیقاتی: پروژه‌های تحقیقاتی شامل مؤسسات یا شرکت‌های متعدد اغلب از قراردادهای تقسیم هزینه برای تقسیم بار مالی و منابع استفاده می‌کنند.
سرمایه گذاری مشترک: زمانی که دو یا چند کسب و کار در یک پروژه با یکدیگر همکاری می کنند، یک قرارداد CS نحوه تقسیم هزینه ها و مسئولیت ها را مشخص می کند.

ملاحظات مهم:

تعاریف روشن هزینه: قرارداد باید به وضوح مشخص کند که کدام هزینه ها برای اشتراک گذاری واجد شرایط هستند و چگونه محاسبه می شوند.
ردیابی و گزارش هزینه: ردیابی و گزارش دهی شفاف و منسجم هزینه برای اطمینان از تخصیص منصفانه هزینه و اجتناب از اختلافات بسیار مهم است.
حل اختلاف: قرارداد باید یک فرآیند روشن برای حل و فصل هر گونه اختلاف نظر در مورد تقسیم هزینه ایجاد کند.

به طور کلی، قراردادهای CS می‌توانند ابزار ارزشمندی برای پروژه‌های مشترک باشند، اما برنامه‌ریزی دقیق، ارتباطات واضح و مدیریت قرارداد مؤثر برای اجرای موفقیت‌آمیز ضروری هستند.

قرارداد بازپرداخت هزینه (Cost-Reimbursement)

قرارداد بازپرداخت هزینه (CR) نوعی توافق است که در آن پیمانکار برای هزینه های مجاز خود که در حین تکمیل یک پروژه متحمل شده است، بازپرداخت می شود.

بازپرداخت: به پیمانکار هزینه های واقعی و مستند مربوط به پروژه پرداخت می شود، مانند:
- کار
- مواد
- تجهیزات
- پیمانکاران فرعی
- هزینه های سربار
هزینه های مجاز: قرارداد تعیین می کند که کدام هزینه ها “مجاز” و واجد شرایط برای بازپرداخت در نظر گرفته می شوند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که هزینه های غیر ضروری یا بیش از حد به پیمانکار بازپرداخت نمی شود.
بدون سود: برخلاف قراردادهای با قیمت ثابت، خود قرارداد CR حاشیه سود جداگانه ای را برای پیمانکار در نظر نمی گیرد.
ساختار حق الزحمه: انواع مختلفی از قراردادهای CR با ساختار هزینه‌های متفاوت وجود دارد: CPFF، CPIF، CPAF

زمان استفاده از آن:

محدوده پروژه نامشخص: زمانی که محدوده پروژه به سختی تعریف می شود یا در معرض تغییر است، یک قرارداد CR انعطاف پذیری را فراهم می کند و از اختلاف بر سر افزایش هزینه ها جلوگیری می کند.
تحقیق و توسعه: قراردادهای بازپرداخت هزینه در پروژه های تحقیقاتی به دلیل عدم اطمینان ذاتی و پتانسیل چالش های پیش بینی نشده رایج است.
قراردادهای دولتی: سازمان های دولتی اغلب از قراردادهای CR برای پروژه هایی استفاده می کنند که دامنه آن پیچیده است یا ریسک های آن بالا است.

ملاحظات مهم:

کنترل هزینه: از آنجایی که مشتری هزینه بیش از حد را متحمل می شود، ردیابی و نظارت دقیق هزینه بسیار مهم است.
شفافیت: برای حفظ اعتماد و جلوگیری از اختلافات، ارتباطات شفاف و مستندسازی همه هزینه‌ها ضروری است.
تخصیص ریسک: قرارداد باید به وضوح نحوه تقسیم ریسک ها و هزینه های بالقوه را بین کارفرما و پیمانکار مشخص کند.

به طور کلی، قراردادهای CR می توانند برای پروژه هایی با عدم قطعیت بالا مفید باشند، اما برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز به برنامه ریزی دقیق، مدیریت هزینه موثر و ارتباطات شفاف نیاز دارند.

قرارداد (Cost-Plus-Incentive-Fee)

قرارداد (CPIF) نوعی قرارداد بازپرداخت هزینه است که در آن پیمانکار برای هزینه های مجاز خود بازپرداخت می شود و همچنین پتانسیل دریافت هزینه تشویقی اضافی را بر اساس عملکرد خود دارد.

چگونه کار می کند:

بازپرداخت هزینه: پیمانکار همچنان برای هزینه های واقعی و مستند مربوط به پروژه، مشابه قرارداد بازپرداخت هزینه اولیه، بازپرداخت می شود.
حق الزحمه تشویقی: قرارداد همچنین شامل یک ساختار حق الزحمه تشویقی از پیش تعیین شده است. این هزینه بر اساس عملکرد پیمانکار بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده خاص تعلق می گیرد.
معیارهای عملکرد: معیارهای مورد استفاده برای ارزیابی عملکرد بسته به پروژه می تواند متفاوت باشد و می تواند شامل موارد زیر باشد:
- هزینه: برآورده شدن یا فراتر رفتن از اهداف هزینه.
- زمانبندی: تکمیل پروژه در زمان مقرر یا زودتر از موعد مقرر.
- کیفیت: ارائه محصول یا خدماتی که با استانداردهای کیفیت مطابقت داشته یا فراتر از آن باشد.
- عوامل دیگر: ایمنی، نوآوری یا سایر معیارهای خاص پروژه.
نسبت اشتراک: قرارداد نسبت به اشتراک گذاری را تعریف می کند که تعیین می کند چه مقدار از صرفه جویی در هزینه یا سود عملکرد بین کارفرما و پیمانکار تقسیم می شود. به عنوان مثال، نسبت 70/30 به این معنی است که کارفرما 70 درصد از هزینه را حفظ می کند و پیمانکار 30 درصد را به عنوان بخشی از هزینه تشویقی دریافت می کند.

مزایای قراردادهای CPIF:

انگیزه عملکرد: پتانسیل برای هزینه های تشویقی اضافی، پیمانکار را تشویق می کند تا کارآمدتر، موثرتر و بر دستیابی به اهداف پروژه متمرکز شود.
همسو کردن منافع: با پیوند دادن پاداش پیمانکار به موفقیت پروژه، قراردادهای CPIF می توانند به همسو کردن منافع هر دو طرف کمک کنند.
مدیریت ریسک: ماهیت بازپرداخت هزینه قرارداد از پیمانکار در برابر هزینه های غیرمنتظره محافظت می کند، در حالی که ساختار هزینه تشویقی به آنها برای عملکرد خوب پاداش می دهد.

چالش های قراردادهای CPIF:

پیچیدگی: توسعه و مدیریت یک ساختار هزینه های تشویقی منصفانه و موثر می تواند پیچیده باشد و نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد.
ذهنیت: ارزیابی عملکرد در برابر معیارهای خاص، به ویژه معیارهای کیفی، می تواند ذهنی و مستعد سوگیری باشد.
پتانسیل برای بازی کردن سیستم: ممکن است پیمانکار وسوسه شود که دستیابی به هزینه تشویقی را بر سایر اهداف پروژه اولویت دهد که منجر به عواقب ناخواسته می شود.

به طور کلی، قراردادهای CPIF می‌تواند ابزار ارزشمندی برای پروژه‌هایی باشد که عملکرد آنها حیاتی است و ایجاد انگیزه در پیمانکار مهم است.

با این حال، طراحی دقیق، معیارهای واضح و مدیریت قرارداد موثر برای اجرای موفقیت آمیز ضروری است.

قرارداد Cost-Plus-Award-Fee (CPAF)

قرارداد (CPAF) نوع دیگری از قرارداد بازپرداخت هزینه است که در آن پیمانکار برای هزینه های مجاز خود بازپرداخت می شود و پتانسیل دریافت هزینه اضافی بر اساس ارزیابی ذهنی عملکرد خود را دارد.

چگونه کار می کند:

بازپرداخت هزینه: مانند سایر قراردادهای بازپرداخت هزینه، هزینه های واقعی و مستند پروژه به پیمانکار بازپرداخت می شود.
حق الزحمه: قرارداد شامل یک حق الزحمه بالقوه واگذاری قرارداد است، اما برخلاف قراردادهای CPIF، این حق الزحمه بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده نیست.
ارزیابی ذهنی: حق الزحمه واگذاری از طریق ارزیابی ذهنی عملکرد پیمانکار بر اساس معیارهای مشخص شده در “برنامۀ حق الزحمه واگذاری” موجود در قرارداد تعیین می شود.
برنامۀ حق الزحمه واگذاری: این طرح عوامل ارزیابی، وزن نسبی آنها و محدوده حق الزحمه بالقوه را تعریف می کند.
دوره های ارزیابی: ارزیابی معمولاً در فواصل زمانی منظم در طول پروژه انجام می شود و حق الزحمه نهایی در پایان پروژه تعیین می شود.

مزایای قراردادهای CPAF:

انعطاف پذیری: ماهیت ذهنی ارزیابی امکان در نظر گرفتن طیف وسیع تری از جنبه های عملکرد را فراتر از معیارهای به راحتی قابل اندازه گیری می دهد.
انگیزه: پتانسیل برای حق الزحمه قابل توجه واگذاری می تواند پیمانکار را برای ارائه عملکرد استثنایی ترغیب کند.
همسویی منافع: قراردادهای CPAF با پیوند دادن حق الزحمه به موفقیت کلی پروژه، می‌توانند به همسو کردن منافع هر دو طرف کمک کنند.

چالش های قراردادهای CPAF:

ذهنیت: تکیه بر ارزیابی های ذهنی می تواند منجر به سوگیری و ناسازگاری بالقوه در امتیازدهی شود.
پیچیدگی: توسعه و مدیریت یک برنامۀ حق الزحمه واگذاری منصفانه و مؤثر می‌تواند پیچیده باشد و نیاز به بررسی دقیق دارد.
پتانسیل برای دستکاری: پیمانکار ممکن است به جای اینکه صرفاً بر ارائه بهترین نتایج ممکن پروژه بر روی تأثیرگذاری بر فرآیند ارزیابی تمرکز کند.

به طور کلی، قراردادهای CPAF می تواند ابزار ارزشمندی برای پروژه هایی باشد که در آن معیارهای عینی به سختی تعریف می شوند و عوامل ذهنی مانند کیفیت، نوآوری یا همکاری بسیار مهم هستند.

با این حال، برنامه ریزی دقیق، یک برنامۀ حق الزحمه واگذاری به خوبی تعریف شده، و یک فرآیند ارزیابی شفاف برای اجرای موفقیت آمیز ضروری است.

قرارداد Cost-Plus-Fixed-Fee (CPFF)

قرارداد (CPFF) نوعی قرارداد بازپرداخت هزینه است که در آن پیمانکار برای هزینه های مجاز خود که در حین تکمیل یک پروژه متحمل شده است، بازپرداخت می شود و علاوه بر این حق الزحمه ثابتی را دریافت می کند که در ابتدای قرارداد با مذاکره صورت می گیرد. .

چگونه کار می کند:

بازپرداخت هزینه: مانند سایر قراردادهای بازپرداخت هزینه، هزینه های واقعی و مستند پروژه به پیمانکار بازپرداخت می شود.
حق الزحمه ثابت: قرارداد شامل حق الزحمه ثابتی است که به صورت درصدی از هزینه برآورد شده پروژه بیان می شود که پیمانکار بدون توجه به هزینه های واقعی پروژه دریافت می کند. این حق الزحمه نشان دهنده سود و غرامت پیمانکار برای مدیریت پروژه است.
بدون مشوق هزینه: برخلاف قراردادهای CPIF، حق الزحمه ثابت بر اساس عملکرد یا صرفه جویی در هزینه تغییر نمی کند.

زمان استفاده از آن:

پروژه های با ریسک بالا: قراردادهای CPFF برای پروژه هایی با سطوح بالای عدم قطعیت یا ریسک مناسب هستند، جایی که برآورد دقیق هزینه نهایی از قبل دشوار است.
تحقیق و توسعه: آنها معمولاً در پروژه های تحقیق و توسعه استفاده می شوند که دامنه و نتایج آن غیرقابل پیش بینی باشد.
قراردادهای دولتی: سازمان‌های دولتی اغلب از قراردادهای CPFF برای پروژه‌های پیچیده استفاده می‌کنند که کنترل هزینه در اولویت است اما دامنه آن هنوز در حال توسعه است.

مزایای قراردادهای CPFF:

کاهش ریسک برای پیمانکار: پیمانکار از نظر مالی مسئولیتی در قبال مازاد بر هزینه ها ندارد، که می تواند هنگام مواجهه با عدم اطمینان جذاب باشد.
انعطاف پذیری: قرارداد اجازه می دهد تا محدوده کار را بدون تأثیر قابل توجهی بر غرامت پیمانکار تنظیم کنید.
تمرکز بر تکمیل پروژه: حق الزحمه ثابت، پیمانکار را تشویق می کند که به جای به حداقل رساندن هزینه ها، روی تکمیل پروژه تمرکز کند.

چالش های قراردادهای CPFF:

کنترل هزینه محدود: از آنجایی که پیمانکار مستقیماً برای مازاد هزینه جریمه نمی شود، ممکن است انگیزه کمتری برای مقرون به صرفه بودن وجود داشته باشد.
احتمال سوء استفاده: پیمانکار ممکن است انگیزه قوی برای بهینه سازی تخصیص منابع یا یافتن اقدامات صرفه جویی در هزینه نداشته باشد.
نگرانی های حاشیه سود: فرآیند مذاکره با حق الزحمه ثابت می تواند پیچیده باشد و حصول اطمینان از حاشیه سود منصفانه برای پیمانکار و در عین حال محافظت از منافع مشتری بسیار مهم است.

به طور کلی، قراردادهای CPFF می‌توانند برای مدیریت پروژه‌های پرخطر مفید باشند، اما برنامه‌ریزی دقیق، نظارت مؤثر بر هزینه‌ها و شرایط واضح قرارداد برای کاهش اشکالات احتمالی ضروری هستند.

قرارداد Cost-Plus-Percentage-of-Cost (CPPC)

توجه به این نکته مهم است که قراردادهای هزینه به اضافه درصد هزینه (CPPC) در بسیاری از حوزه های قضایی از جمله ایالات متحده ممنوع است.

این به این دلیل است که آنها پیمانکار را تشویق می کنند تا هزینه های پروژه را افزایش دهد، زیرا سود آنها مستقیماً با هزینه کل افزایش می یابد.

این می تواند منجر به هزینه های بیهوده و افزایش هزینه های پروژه شود.

دیگر مقالات حوزۀ مدیریت قرارداد:

https://drkasbokar.com/مدرک-مدیر-قرارداد-cpcm

https://drkasbokar.com/استقرار-دفتر-مدیریت-قرارداد-در-سازمان/

https://drkasbokar.com/آموزش-مدیریت-قراردادها-cmbok/

https://drkasbokar.com/دوره-آموزشی-مدیریت-پروژه-براساس-ویرای/

https://drkasbokar.com/ مهارت-رهبری-مدیر-قرارداد/

https://drkasbokar.com/ تسلط-بر-مدیریت-قرارداد/

https://drkasbokar.com/ بیانیۀ-قرارداد-چابک/