قراردادهای تحویل نامعین: تعریف و کاربردی آن در CMBOK
قراردادهای تحویل نامعین در بدنۀ دانشی CMBOK مورد بررسی قرار گرفته اند و به نظر می رسد مخاطب مدیریت قرارداد نیز به آنها توجه نماید.
قراردادهای تحویل نامعین (Indefinite delivery)
قراردادهای (ID) مربوط به ترتیبات تحویل است، نه ترتیبات قیمت گذاری.
با این حال، سفارش‌هایی که علیه قراردادهای تحویل نامعین انجام می‌شوند، ترتیبات قیمت‌گذاری هستند.
زمانی که زمان دقیق و/یا مقادیر دقیق تحویل‌های آتی در زمان واگذاری قرارداد مشخص نباشد، می‌توان از نوع مناسب قرارداد تحویل نامحدود برای خرید کالا و/یا خدمات استفاده کرد.
سه نوع قرارداد تحویل نامحدود وجود دارد:
- مقدار معین (Definite quantity)
- نیازمندیها (Requirements)
- مقدار نامحدود (Indefinite quantity)
قراردادهای مقدار معین (Definite quantity)
قراردادهای مقدار معین (DQ) معمولاً برای خرید مقدار معینی از کالاها یا خدمات با برنامه زمانی نامشخص برای تحویل یا عملکرد استفاده می شود.
ویژگی های کلیدی:
- مقدار مشخص شده: قرارداد به وضوح مقدار دقیق کالا یا خدماتی را که باید ارائه شود مشخص می کند.
- دوره ثابت: قرارداد دارای یک بازه زمانی مشخص است که در آن مقدار مشخص شده باید تحویل یا انجام شود.
- تحویل مبتنی بر سفارش: تحویل یا عملکرد واقعی کالا یا خدمات بر اساس سفارش‌های خاصی انجام می‌شود که در مدت قرارداد انجام می‌شود.
- مکان های تعیین شده: قرارداد مشخص می کند که تحویل یا خدمات در کجا انجام می شود.
زمان استفاده:
- نیازهای قابل پیش بینی: قراردادهای با مقدار معین زمانی مناسب هستند که خریدار درک روشنی از مقدار دقیق کالاها یا خدمات مورد نیاز خود در یک بازه زمانی خاص داشته باشد.
- کالاها یا خدمات استاندارد شده: این نوع قرارداد برای اقلام یا خدمات استاندارد شده با مشخصات کاملاً تعریف شده به خوبی جواب می دهد.
- تدارکات دولتی: قراردادهای با مقدار معین معمولاً در تدارکات دولتی برای خرید مقادیر مشخصی از کالاها یا خدمات در یک دوره معین استفاده می شود.
مزایا:
- کنترل هزینه: دانستن مقدار دقیق به تخمین هزینه و بودجه بندی بهتر کمک می کند.
- تدارکات کارآمد: فرآیند سفارش دهی ساده با برنامه های تحویل تعریف شده.
- عدم قطعیت کاهش یافته: انتظارات هر دو طرف را در مورد کمیت و زمان مشخص کنید.
چالش ها:
- انعطاف پذیری محدود: تغییر در مقدار مورد نیاز ممکن است نیاز به تغییرات قرارداد داشته باشد.
- نیازسنجی نادرست: اگر تخمین کمیت اولیه اشتباه باشد، می تواند منجر به کمبود یا بیش از حد عرضه شود.
- بالقوه برای ضایعات: اگر نیاز به مقدار مشخص شده تغییر کند، می تواند به منابع استفاده نشده یا قدیمی منجر شود.
به طور کلی، زمانی که نیازها و چارچوب زمانی خاص به خوبی تعریف شده باشد، قراردادهای با مقدار معین چارچوبی مشخص و ساختاریافته برای تدارکات فراهم می‌کنند.
با این حال، برنامه ریزی دقیق و نیازسنجی دقیق برای جلوگیری از اشکالات احتمالی بسیار مهم است.
قرارداد نیازمندیها (Requirements)
قراردادهای نیازمندیها معمولاً برای خرید تمام مقادیر مورد نیاز کالاها یا خدمات مشخص مورد نیاز یک سازمان خریدار برای یک دوره زمانی مشخص استفاده می‌شود، زمانی که مقادیر دقیق مورد نیاز در زمان اعطای جایزه مشخص نباشد.
ویژگی های کلیدی:
- عرضه انحصاری: خریدار متعهد می شود که تمام کالاها یا خدمات مورد نیاز خود را در طول مدت قرارداد از فروشنده خریداری کند.
- مقدار نامشخص: مقدار دقیق کالا یا خدمات از قبل مشخص نمی شود، بلکه بر اساس نیازهای واقعی خریدار در مدت قرارداد تعیین می شود.
- شرط حسن نیت: هر دو طرف موظف هستند با حسن نیت عمل کنند. خریدار باید برآوردهای معقولی از نیازهای خود انجام دهد و فروشنده باید بهترین تلاش خود را برای برآوردن این نیازها به کار گیرد.
زمان استفاده:
- تقاضای قابل پیش بینی: قراردادهای الزامات زمانی مناسب هستند که خریدار تقاضای قابل پیش بینی برای نوع خاصی از کالا یا خدمات داشته باشد، اما مقدار دقیق آن ممکن است نوسان داشته باشد.
- تامین پایدار: این نوع قرارداد می تواند عرضه مطمئن و ثابت کالا یا خدمات را برای خریدار تضمین کند.
- مدیریت موجودی: این می تواند به خریدار کمک کند تا از انباشت یا کمبود موجودی جلوگیری کند.
مزایا:
- عرضه و تقاضای پایدار: اطمینان و قابل پیش بینی را برای هر دو طرف فراهم می کند.
- کارایی هزینه: به دلیل خرید عمده و صرفه جویی در مقیاس می تواند منجر به کاهش قیمت ها شود.
- کاهش هزینه های تراکنش: فرآیند تدارکات را با حذف نیاز به مذاکرات و قراردادهای مکرر ساده می کند.
چالش ها:
- هزینه های غیرقابل پیش بینی: خریدار ممکن است در بودجه بندی دقیق هزینه کل کالا یا خدمات با مشکل مواجه شود.
- انعطاف پذیری محدود: خریدار ممکن است در خرید از فروشنده قفل شود حتی اگر گزینه های بهتری در دسترس باشد.
- احتمال سوء استفاده: فروشنده ممکن است از ترتیبات عرضه انحصاری برای افزایش قیمت یا کاهش کیفیت استفاده کند.
به طور کلی، قراردادهای نیازمندیها زمانی که به صورت استراتژیک و با در نظر گرفتن دقیق خطرات و مزایای بالقوه مورد استفاده قرار گیرند، می توانند برای خریداران و فروشندگان مفید باشند.
قراردادهای تحویل نامعین / مقدار نامعین (Indefinite Delivery/Indefinite Quantity)
قراردادهای تحویل نامعین/مقدار نامعین (IDIQ) خرید مقدار نامحدودی از کالاها یا خدمات را در زمان‌های مختلف در طول یک دوره عملکرد معین فراهم می‌کند.
مفاد مقدار نامحدود گاهی اوقات شامل یک مقدار حداقل تضمین شده و معمولاً شامل یک مقدار حداکثر می شود.
زمان‌بندی تحویل یا اجرا با ثبت سفارش با پیمانکار انجام می‌شود.
نمونه هایی از انواع قراردادهای IDIQ عبارتند از:
- قراردادهای تحویل سفارش (Delivery-order)، که قراردادهای IDIQ هستند که عموماً برای خرید کالا استفاده می شوند. و
- قراردادهای سفارش وظیفه (Task order)، که قراردادهای IDIQ هستند که عموماً برای خرید خدمات استفاده می شوند.
ویژگی های کلیدی:
- مقدار نامشخص: مقدار دقیق کالا یا خدمات از قبل مشخص نشده است. در عوض، قرارداد حداقل و حداکثر محدوده را برای مقدار ممکن تعیین می کند.
- دوره ثابت: قرارداد دارای یک بازه زمانی مشخص است که در آن خریدار می تواند برای کالاها یا خدمات سفارش دهد.
- تدارکات مبتنی بر سفارش: خریدار سفارش‌های فردی (که «سفارش‌های تحویل» برای کالاها یا «سفارش‌های وظیفه» برای خدمات نامیده می‌شود) را در مدت قرارداد صادر می‌کند تا مقدار دقیق و الزامات هر خرید را مشخص کند.
- حداقل و حداکثر: قرارداد حداقل مقداری را که خریدار باید خریداری کند و حداکثر مقداری که نمی تواند از آن تجاوز کند، تعریف می کند.
زمان استفاده:
- نیازهای نامشخص: قراردادهای IDIQ زمانی مناسب هستند که نیازهای خریدار به طور کلی قابل پیش بینی باشد، اما مقدار مشخصی از کالاها یا خدمات مورد نیاز ممکن است در نوسان باشد.
- تدارکات تسهیل یافته (Streamlined Procurement): این نوع قرارداد با ایجاد یک فروشنده از پیش تایید شده و بی نیاز از مذاکرات مکرر قرارداد، فرآیند تدارکات را ساده می کند.
- انعطاف پذیری برای هر دو طرف: خریدار می تواند سفارشات خود را بر اساس نیازهای واقعی تنظیم کند، و فروشنده این پتانسیل را دارد که در طول مدت قرارداد، تجارت مداوم داشته باشد.
مزایا:
- کارایی و سرعت: بار اداری را کاهش می دهد و امکان تدارکات سریعتر را در مقایسه با قراردادهای فردی برای هر خرید فراهم می کند.
- صرفه جویی در هزینه: بالقوه برای صرفه جویی در مقیاس و قیمت های پایین تر به دلیل خرید عمده.
- ریسک کاهش یافته: منبع تامین قابل اعتمادی برای خریدار و پایگاه مشتری قابل پیش بینی برای فروشنده فراهم می کند.
چالش ها:
- تخمین دشوار هزینه: خریدار ممکن است در بودجه بندی دقیق هزینه کل کالا یا خدمات با چالش هایی روبرو شود.
- احتمال سوء استفاده: خریدار باید فرآیند سفارش را به دقت مدیریت کند تا از تجاوز از حداکثر مقدار یا نادیده گرفتن حداقل نیاز جلوگیری کند.
- رقابت: فرآیند واگذاری اولیه قرارداد IDIQ ممکن است پیچیده تر از قراردادهای فردی باشد.
به طور کلی، قراردادهای IDIQ زمانی که به صورت استراتژیک و با برنامه ریزی و مدیریت دقیق مورد استفاده قرار می گیرند، می توانند ابزار ارزشمندی هم برای خریداران و هم برای فروشندگان باشند.
دیگر مقالات حوزۀ مدیریت قرارداد:
https://drkasbokar.com/مدرک-مدیر-قرارداد-cpcm
https://drkasbokar.com/استقرار-دفتر-مدیریت-قرارداد-در-سازمان/
https://drkasbokar.com/آموزش-مدیریت-قراردادها-cmbok/
https://drkasbokar.com/دوره-آموزشی-مدیریت-پروژه-براساس-ویرای/
https://drkasbokar.com/ مهارت-رهبری-مدیر-قرارداد/
https://drkasbokar.com/ تسلط-بر-مدیریت-قرارداد/
https://drkasbokar.com/ بیانیۀ-قرارداد-چابک/
https://drkasbokar.com/ حراج-و-حراج-معکوس/
https://drkasbokar.com/مفهوم-boilerplate-در-مدیریت-قرارداد-
