مشوق های قراردادی: 15 بهین روش برای بهبود استفاده از آنها

Aboozar Kordi
مدیریت قراردادها

مشوق های قراردادی (Contract Incentives) ابزارهای استراتژیک هستند که برای ایجاد انگیزه در طرفین قرارداد برای دستیابی به اهداف عملکردی خاص مورد استفاده قرار می گیرند. با همسو کردن منافع هر دو طرف، این مشوق ها می توانند به طور قابل توجهی نتایج پروژه را افزایش دهند، خطرات را کاهش دهند و همکاری را تقویت کنند.

انواع مشوق های قراردادی براساس بدنۀ دانشی CMBOK®

قراردادهای تشویقی ترتیبات قیمت گذاری هستند که شامل اشکال مختلف مشوق ها هستند و ممکن است زمانی مناسب باشند که تمایل یا نیاز به ارائه انگیزه اضافی به پیمانکار/فروشنده برای دستیابی به اهداف خاص اکتساب وجود داشته باشد که بدون مشوق ها امکان دستیابی به آنها بعید است. چنین اهدافی ممکن است شامل بهبود تحویل، بهبود عملکرد فنی، بهبود مدیریت هزینه یا برخی پارامترهای مهم دیگر باشد. (FAR 16.4)

مشوق ها به طور کلی به چهار دسته زیر تقسیم می شوند:

مشوق های هزینه (Cost incentives)
مشوق های عملکرد یا کیفیت (Performance or quality incentives)
مشوق های تحویل (Delivery incentives)
مشوق های متعدد (Multiple incentives)

مشوق های هزینه

مشوق های هزینه معمولاً از فرمولی برای تعدیل سود یا کارمزد بر اساس هزینه های انجام شده استفاده می کنند. انگیزه های هزینه برای ایجاد انگیزه در فروشنده برای مدیریت موثر هزینه ها در نظر گرفته شده است. به طور کلی، اگر قرار است از انواع دیگر مشوق ها استفاده شود، باید از مشوق هزینه استفاده شود. این تضمین می کند که تعادل بین هزینه عملکرد و اهداف مورد نظر در سایر مشوق ها وجود دارد.

مشوق های عملکرد یا کیفیت

مشوق های عملکرد یا کیفیت ممکن است زمانی مناسب باشند که پیمانکار بتواند به سطحی از عملکرد یا کیفیت بیش از نیاز دست یابد و منفعت افزایش یافته مطلوبی را برای خریدار فراهم کند.

این مشوق ها باید طوری طراحی شوند که سود یا کارمزد را با نتایج به دست آمده توسط فروشنده در مقایسه با اهداف مشخص شده مرتبط کند. (FAR 16.402-1))

مشوق های تحویل

زمانی که دریافت کالا یا خدمات سریعتر برای خریدار مهم است، مشوق های تحویل در نظر گرفته می شود. با این حال، ارزش انگیزه نباید بیشتر از سود دریافتی برای تحویل سریعتر باشد.

مشوق های متعدد

مشوق‌های چندگانه زمانی باید در نظر گرفته شود که توجیه کافی برای انگیزه دادن به فروشنده برای تلاش برای نتایج برجسته در چندین زمینه به طور همزمان وجود داشته باشد. انگیزه های چندگانه گاهی اوقات فروشنده را ملزم می کند که تصمیمات مبادله ای را در میان مشوق ها اتخاذ کند تا به حداکثر نتیجه سودمند دست یابد. خریدار باید از مشکلات بالقوه ذاتی در ارائه انگیزه های متعدد آگاه باشد و به دقت بر این موقعیت ها نظارت داشته باشد تا مطمئن شود که اهداف اولیه خرید به خطر نیفتد.

ملاحظات کلیدی برای اجرای مشوق های قراردادی

معیارهای عملکرد واضح و قابل اندازه گیری: معیارهای عملکرد واضح، قابل اندازه گیری و قابل دستیابی را برای اطمینان از ارزیابی منصفانه و عینی تعریف کنید.
اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی: اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی را برای جلوگیری از بی انگیزگی پیمانکار تعیین کنید.
ساختار تشویقی منصفانه و شفاف: یک ساختار انگیزشی منصفانه و شفاف ایجاد کنید که برای هر دو طرف قابل درک باشد.
اشتراک و تخصیص ریسک: به وضوح تخصیص ریسک ها و پاداش ها را بین طرفین تعریف کنید.
نظارت و ارزیابی: اجرای یک سیستم نظارت و ارزیابی قوی برای پیگیری عملکرد و اطمینان از رعایت شرایط تشویقی.
مکانیسم حل اختلاف: یک مکانیسم حل اختلاف منصفانه و کارآمد برای رسیدگی به هر گونه اختلاف یا اختلاف مربوط به مشوق ها ایجاد کنید.

مزایای مشوق های قراردادی

بهبود عملکرد: مشوق ها می توانند پیمانکاران را تشویق کنند تا برای سطوح بالاتر عملکرد تلاش کنند.
کاهش هزینه ها: پس انداز مشترک و مشوق های اشتراک سود می تواند منجر به کاهش هزینه و افزایش کارایی شود.
همکاری تقویت شده: مشوق ها می توانند همکاری و همکاری بین طرفین را تقویت کنند.
کاهش ریسک: مشوق های خوب طراحی شده می تواند به کاهش خطرات و عدم قطعیت ها کمک کند.
افزایش نوآوری: مشوق ها می توانند نوآوری و خلاقیت را در یافتن راه حل برای چالش ها تشویق کنند.

با طراحی و اجرای دقیق مشوق‌های قراردادی، سازمان‌ها می‌توانند به طور قابل توجهی نتایج پروژه را افزایش دهند، روابط قوی‌تری با پیمانکاران ایجاد کنند و به موفقیت بلندمدت دست یابند.

گریگوری گرت (Gregory A. Garrett,) در کتاب مدیریت ریسک قراردادی، 15 بهین روش (Best Practice) برای انعقاد قرادادهای مبتنی بر مشوق (Incentive) ارایه می کند.

خلاقانه فکر کنید: خلاقیت یک جنبۀ حیاتی در موفقیت قراردادهای انگیزشی مبتنی بر عملکرد است.
از دادن پاداش به پیمانکاران به دلیل رعایت ساده الزامات قراردادی خودداری کنید.
توجه داشته باشید که ایجاد مشوق های عملکردی به صورت واضح، مختصر و قابل اندازه گیری عینی یک چالش خواهد بود و بر این اساس برنامه ریزی کنید.
تعادل مناسبی از مشوق‌های عینی – هزینه، برنامه و عملکرد کیفیت ایجاد کنید.
اطمینان حاصل کنید که مشوق های عملکرد، تلاش های پیمانکار را بر روی اهداف مورد نظر خریدار متمرکز می کند.
همه انواع مشوق های عملکرد را چالش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی کنید.
اطمینان حاصل کنید که مشوق‌ها انگیزۀ کنترل کیفیت را ایجاد می‌کنند و می‌توان نتایج تلاش‌های کنترل کیفیت فروشنده را اندازه‌گیری کرد
تحویل به موقع را با معیارهای عملکردی هزینه و یا کیفیت مرتبط کنید.
تشخیص دهید که همه چیز را نمی توان به طور عینی اندازه گیری کرد – استفاده از ترکیبی از استانداردهای عینی اندازه گیری شده و مشوق های تعیین شده ذهنی را در نظر بگیرید.
ارتباطات باز و مشارکت مداوم با تأمین کنندگان بالقوه در توسعه SOW مبتنی بر عملکرد و طرح تشویقی، قبل و بعد از صدور درخواست رسمی برای پیشنهادات (RFP) را سرلوحۀ کار خود قرار دهید.
مشوق های اجتماعی-اقتصادی غیر مرتبط با (SOW) را در طرح تشویقی در نظر بگیرید.
از فرمول های واضح و عینی برای تعیین مشوق های عملکرد استفاده کنید
از ترکیبی از مشوق های مثبت و منفی استفاده کنید.
مشوق هایی را برای تخفیف بر اساس پرداخت های اولیه در نظر بگیرید.
اطمینان حاصل کنید که همۀ مشوق ها، اعم از مثبت و منفی، دارای محدودیت هستند.