وظایف تحلیلگر کسب و کار

نویسنده: مریم سلطانی – مشاور تحلیل کسب و کار

قبل از اینکه درمورد وظایف تحلیلگر کسب و کار صحبت کنیم ابتدا بصورت مختصر نقش تحلیلگر کسب و کار را توضیح میدهم. تحلیل‌گر کسب‌وکار فردی است، که مسئول شناسایی نیازهای کسب‌وکار، مشتریان و ذینفعان بوده و با هدف ایجاد راهکارهای لازم برای رفع این نیازها و مشکلات موجود در کسب‌وکار، فعالیت می نماید. تحلیل‌گر کسب‌وکار مسئول تعریف، مدیریت، استخراج، تحلیل، تایید و مستندسازی نیازمندی‌های کسب‌وکار، سازمان یا یک فرایند سازمانی و ارائه راه حل مناسب، در جهت پاسخگویی به نیازمندی‌ها و دستیابی سازمان به اهداف تعیین شده آن، می‌باشد.

در واقع تحلیل‌گران کسب‌وکار، نقش کلیدی را به عنوان پل ارتباطی میان مشتریان، ذینفعان و تیم ارائه راهکار، در سازمان‌ها، ایفا می‌کنند. تحلیل کسب‌وکار به صورت متمایزی در حیطه‌های تحلیل مالی، مدیریت پروژه، تضمین کیفیت، توسعه سازمانی، تست، آموزش، تولید و توسعه مستندات، کاربرد دارد.

تفاوت وظایف تحلیل گر کسب و کار با مدیر پروژه چیست؟

مدیر پروژه، پروژه را مدیریت می کند وی با استفاده از دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک ها به ارائه فعالیت هایی می پردازد که نیازهای پروژه را برآورد می کنند. در صورتی که تحلیل گر کسب و کار به تحلیل کسب و کار میپردازد. او به کمک مجموعه ای از وظایف و تکنیک ها، به عنوان واسطه بین ذینفعان برای درک ساختار، سیاست ها و عملکردهای یک سازمان عمل میکند و در نهایت راه حل هایی را پیشنهاد می دهد که سازمان را قادر می سازد اهداف خود را برآورده سازد.

شرکت های مختلف بسته به صنعت، اندازه و اهدافشان ممکن است انتظارات و وظایف متفاوتی از تحلیلگران کسب و کار خود داشته باشند. با این حال، برخی از وظایف رایج تحلیل کسب و کار عبارتند از:

• شناسایی و برقراری ارتباط با ذینفعان کلیدی و تاثیرگذاری بر آنها بمنظور حمایت از پروژه ها
• تیم‌سازی و ایجاد رابطه خوب با افراد تیم ها

• استخراج الزامات و انتظارات ذینفعان
• شناسایی نیازهای کسب و کار
• جمع آوری، بررسی و تجزیه و تحلیل داده های کسب و کار، روند صنعت و چشم انداز رقابتی
  • شناسایی مشکلات و فرصت های کسب و کار
• تجزیه و تحلیل دقیق کسب و کار، بودجه بندی و پیش بینی و ارائه استراتژی تغییر
• ارزیابی فرآیندهای جاری و تعیین زمینه های بهبود
• تعیین راهکارهای با دوام و پشتیبانی از تصمیمات استراتژیک سازمان
• مستندسازی و ارائه یافته ها و پیشنهادات
• مشارکت در تبیین شیوه پیاده سازی راهکارها (تدوین برنامه مدیریت پروژه، انتخاب مجری و …)
• تعریف منافع و روش های های اندازه گیری و تحقق ارزش و آنالیز نتایج حاصل شده
• همراهی و نظارت بر روند پیاده سازی راهکارها
  • کمک به مدیریت پروژه برای انجام پروژه های انتخاب شده
  • همکاری با مدیر محصول در برنامه ریزی نقشه راه و اولویت بندی

با توجه به نقش کلیدی تحلیلگر کسب و کار و وظایف مهمی که بر عهده دارد کاملا مشخص است که در همه سازمان ها برای تحلیل کسب و کار نیاز به یک فرد متخصص هست اما متاسفانه بسیاری از سازمان ها به منظور صرفه جویی در هزینه ها تلاش می کنند تا وظایف تحلیلگر کسب و کار را با وظایف یک موقعیت شغلی دیگر ادغام کنند. بطور مثال می بینیم که از مدیران پروژه یا توسعه دهندگان خواسته می شود که به عنوان تحلیلگر کسب و کار نیز عمل کنند.

معمولا فردی که این موقعیت شغلی ترکیبی را دارد به دلیل حجم بالای وظایفش گاها نمی تواند به درستی مسئولیت های نقش های خود را تفکیک کند و با اضافه کاری های بسیاری رو برو می شود. در نهایت عملکرد این فرد در هر دو نقش و یا یکی از نقش های محوله به شدت کاهش می یابد که این خود باعث هدر رفت هزینه و زمان برای سازمان می شود.

چه مهارت هایی برای تبدیل شدن به تحلیلگر کسب و کار نیاز است؟

برای تبدیل شدن به یک تحلیلگر کسب و کار در حوزه های مختلف نیاز است که مهارت های شخصیتی و حرفه ای را شامل می شود. این مهارت ها عبارتند از:

• تفکر تحلیلی

تحلیلگران کسب و کار باید اطلاعات را از منابع مختلف مانند: اسناد، نظرسنجی‌ها، سیستم‌های موجود و جلسات جمع آوری کرده و نیازها را تحلیل کنند. آنها مشتاق تجزیه و تحلیل داده‌ها هستند و برای تحلیل آنها معمولا روش‌های مختلفی دارند. تحلیلگران، تمایل دارند بدانند که با آنها چه کاری می‌توانند انجام دهند و چگونه می‌توانند معانی مختلف را از آنها استنباط کنند.

• مهارت های رهبری

از دیگر مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، مهارت رهبری است. یک تحلیلگر موثر و قدرتمند می‌تواند گروهی از ذینفعان را تحت تاثیر قرار دهد و آنها را برای یک هدف مشترک به حرکت درآورد. رهبری، به درک انواع تکنیک‌ها برای مذاکره میان ذینفعان پروژه، حل اختلافات و در نهایت تصمیم گیری نیاز دارد. بنابراین، تحلیلگر فرآیند کسب و کار، باید یک محیط مشترک برای ایجاد اعتماد میان گروه‌های ذینفع و افرادی که ممکن است درکی از نیازها و محدودیت‌ها نداشته باشند، ایجاد کند.

• مهارت‌های ارتباطی

تحلیلگران کسب و کار برای برقراری ارتباط باید با ذینفعان مختلف، باید مهارت‌های ارتباطی مناسبی داشته باشند. آنها باید ارزش کار خود را بدانند و بتوانند آن را برای ذینفعان توضیح دهند. این موضوع، شامل متقاعد کردن افراد برای فعالیت در حوزه‌هایی است که ممکن است اولویت اصلی آنها نباشد. خوب است بدانید که استفاده از اشکال مختلف ارتباط، مانند: کارگاه‌ها و جلسات می‌تواند برای همراهی با ذینفعان به تحلیلگران کسب و کار کمک کند.

• مهارت گوش دادن فعال

تحلیلگران کسب و کار با استفاده از مهارت گوش دادن فعال، مطمئن می‌شوند که صحبت‌های همه ذینفعان را می‌شنوند. آنها ضمن درک اهمیت ارتباط چشمی با سخنرانان، سعی می‌کنند احساس خود را نسبت به سخنان آنها تشخیص دهند. از آنجا که لغات و زبان بدن برای تحلیلگران کسب و کار اهمیت زیادی دارد، آنها باید بدانند هر گونه حواس پرتی داخلی یا خارجی را چگونه حذف کنند.

یک تحلیلگر کسب و کار موفق باید ذهنی باز داشته باشد، به این معنی که همه ورودی‌ها را در نظر بگیرد و نظرات مختلف را تایید کند. بدون اینکه به خاطر اختلاف نظرها آشفته شود. چرا که همیشه ذینفعان مخالف وجود دارند. بنابراین، او باید قادر باشد این شرایط را به خوبی مدیریت کند.

• تفکر انتقادی

یکی دیگر از ویژگی‌ ها و مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، تفکر انتقادی است. این شیوه به افراد به عنوان یک تحلیلگر، کمک می‌کند تا نگاه عمیق‌تری به مسائل داشته باشند، راحت‌تر با مخاطبان کار کنند و بهترین نتیجه را برای کسب و کار رقم بزنند. همچنین، با این روش تفکر می‌توانند به سوالات پنهان در فرآیندها و فعالیت‌های سازمان پاسخ دهند. به بیان دیگر، به جای پذیرش هر اطلاعاتی که ارائه می‌شود، می‌توانند به اطلاعات درست، ارزش واقعی و پیامدهای آنها دست پیدا کنند.

• مهارت‌ تفکر سیستمی

از دیگر مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، توان تفکر سیستمی است. هر چند که یک تحلیلگر کسب و کار باید جزئی نگر باشد، اما بهتر است به کلیات هم توجه کند. برای جستجوی تناقضات و بررسی تاثیرات، تحلیلگر باید نیازمندی‌ها را در برابر آنچه که او در مورد کل سازمان، محیط کسب و کار و نرم افزارها می‌داند، بررسی کند.

• برنامه ریزی و فرآیند کسب و کار

تحلیلگران باید روی پروژه های مختلفی کار کنند، بنابراین فهم و اجرای الزامات پروژه، تشخیص منابع مورد نیاز برای پروژه و برنامه ریزی دقیق برای اجرایی سازی فرایند تحلیل از جمله دیگر مهارت های مهم تحلیلگران است.

• مهارت‌ تسهیل تصمیم گیری

تحلیلگران کسب و کار، هنگام مشاوره با مدیران و توسعه دهندگان، نیاز به قضاوت صحیح دارند. پس از دریافت نظرات همه ذینفعان و ارزیابی موقعیت، آنها باید فرآیند تصمیم گیری را تسهیل کنند. در واقع، هدف ایجاد تغییر درست است. تحلیلگران کسب و کار باید برای گرفتن تصمیمات درست به دیگران کمک کنند تا نیازها به درستی بر آورده شود.

• مهارت تکنیکال

تحلیلگران در هر بخشی از سازمان که مشغول به کار باشند نیاز دارند که در مورد سیستم های آن بخش، ظرفیت های سخت افزاری، نتورکینگ و … اطلاعاتی داشته باشند. بنابراین مهارت تکنیکال به آنها کمک می کند تا در دسترسی به اطلاعات مورد نیاز خود موفق تر عمل کنند.

• مهارت‌ یادگیری

تحلیلگران کسب و کار باید اصول جدید را درباره روش جدید نیازمندی‌ها یا دامنه نرم افزار، یاد بگیرند. همچنین، آنها باید خوانندگان کارآمد و منتقدی باشند، چرا که مجبورند ماهیت موضوع را از میان اصول مختلف درک کنند. لازم نیست به عنوان یک تحلیلگر، در این حوزه متخصص باشید، پس برای رفع ابهامات سوال کنید و در مورد چیزهایی که نمی‌دانید صادق باشید.

• خلاقیت

بهترین تحلیلگران فرآیند، افرادی هستند که سعی می‌کنند قابلیت‌های نوآورانه محصول، بازارهای جدید و فرصت‌های کسب و کار را تصور کرده و به راهکارهای خلاقانه‌ای فکر کنند که مشتریان را متعجب، هیجان زده و خوشحال کند. از آنجا که آنها به اندازه کاربران محدود به حل مسئله نیستند، می‌توانند ایده‌های جدید و موثری ارائه دهند.