تدارکات و اکتساب: تفاوت دو مفهوم از منظر CMBOK®
تدارکات و اکتساب دو مفهوم متداول در ادبیات مدیریت قراردادها هستند که اغلب با هم اشتباه گرفته می شوند. در این یادداشت سعی می کنیم آنها را تفکیک و تمیز نماییم.
در حالی که اغلب به جای هم استفاده می شود، حتی توسط کارمندان دولت، اصطلاحات تدارکات (Procurement) و اکتساب (Acquisition) مترادف نیستند. این تفاوت به طور خلاصه این است:
تدارکات چیست؟
سازمانهای دولتی معمولاً از کلمه تدارکات یا (eProcurement) برای اشاره به فرآیند نهایی به دست آوردن کالا یا خدمات استفاده میکنند.
اکتساب چیست؟
اکتساب معنای استراتژیک و گسترده تری دارد. اکتساب نه تنها فرآیند تدارکات را در بر می گیرد، بلکه فرآیندهای دیگری را نیز در بر می گیرد که قبل و بعد از آن انجام می شود. ممکن است بشنوید که مردم از اصطلاحات اکتساب و فرآیند مدیریت اکتساب به جای یکدیگر استفاده می کنند. هر دو به یک فرآیند گسترده اشاره دارند.
تدارکات در مقابل اکتساب: تفاوت در دولت.
فرآیند اکتساب دولتی گسترده تر معمولاً در حوزه سازمان های فدرال است. رهبران ایالتی و محلی اغلب بر فرآیند تدارکات تمرکز می کنند.
اما مانند بسیاری از چیزها در دولت، تفاوت ها به این سادگی نیست. بیایید برخی از تمایزات را بررسی کنیم و زمینه ای را برای کمک به شما در همکاری بهتر با ذینفعان بخش عمومی در زمینه تدارکات و/یا کسب ارائه کنیم.
اکتساب بیش از تدارکات را شامل می شود.
در سطح فدرال، در حالی که تمام فعالیت های تدارکاتی فوق بخشی از چرخه حیات کسب هستند، آنها تنها بخشی از آن هستند. که توسط تیم های فدرال به عنوان “A بزرگ” نامیده می شود، قلمرو بزرگتر اکتساب همچنین چگونگی تولید و بررسی قابلیت های جدید و الزامات آنها، نحوه مشارکت آژانس در بخش بودجه سالانه رئیس جمهور و تخصیص منابع و نحوه پروژه ها را توضیح می دهد. ، برنامه ها و قراردادها کنترل و اجرا می شوند.
در Big A سه فرآیند تصمیم گیری استراتژیک یا پا وجود دارد که توسط عوامل مختلف هدایت می شوند:
- الزامات، بر اساس نیازهای اکتساب.
- برنامه ریزی و بودجه بندی، بر اساس تقویم برنامه ریزی سال مالی.
- حکمرانی که با تکمیل موفقیت آمیز رویدادها و مایلستون ها کسب هدایت می شود.
نیازمندی ها مرحله اول تدارکات است و بسیاری از فرآیندهای تدارکات با ورود نیازمندی ها شروع می شوند.
با این حال، برخی از فعالیتهای نیازمندیها، وظایف برنامهریزی کسب هستند که خارج از قلمرو تدارکات (یا «در سمت چپ» تدارکات، اگر یک اکتساب را بهعنوان یک گردش کار از چپ به راست میبینید) قرار میگیرند. به عنوان مثال، برخی از کارهای برنامه ریزی اولیه ممکن است سال ها قبل از وارد شدن نیاز مالی شروع شود و با انعقاد قرارداد قابل اجرا باشد.
سازمانهای دولتی و محلی نسبت به دولت فدرال فرآیند الزامات بسیار کوتاهتر و پیچیدهتری دارند. سازمانهای دولتی و محلی به اندازه کافی فرآیندها، اسناد و تأییدیههای مورد نیاز در سمت چپ قرارداد ندارند.
فرآیند الزامات فدرال پیچیدهتر است (این یکی از دلایلی است که در میان ماژولهای مجموعه راهحلهای Appian Government Acquisition، ماژول مدیریت نیازمندیها محبوبترین در آژانسهای فدرال است). در آژانسهای فدرال، بیشتر بخش برنامهریزی و بودجه Big A قبل از خرید انجام میشود. زمانی که وجوه رسماً به این نیاز متعهد شده باشند، آن فرآیندهای اولیه بودجهریزی به فرآیند نیازمندیها وارد میشوند. در سمت راست چرخه تدارکات، خریدهای فدرال همچنین شامل مدیریت برنامه از سمت دفتر برنامه است، مانند آموزش ردیابی، NDA، و اموال مبله دولتی.
تدارکات در مقابل اکتساب: مناطق خاکستری را درک کنید.
به خاطر داشته باشید که تمایز بین اکتساب و تدارکات کاملاً قطعی و خشک نیست. برخی مناطق خاکستری وجود دارد. این به این دلیل است که فرآیند کسب دولت یک چیز زنده و تنفسی است که در طول زمان تکامل یافته است. مقررات فدرال اکتساب (FAR) توسط همه سازمان های اجرایی در دستیابی به تجهیزات و خدمات استفاده می شود. FAR و مکمل های آن اغلب به روز می شوند، به این معنی که آنها نیز به تکامل خود ادامه می دهند.
علاوه بر این، هر اکتساب فدرال نیازی به گذراندن فرآیند کسب کامل ندارد. مناسب ترین رویکرد برای هر پروژه به عواملی مانند هزینه، بازه زمانی، ریسک، پیشرفت های تکنولوژیکی و در دسترس بودن محصول یا خدمات مناسب بستگی دارد.
به عنوان مثال، اگر یک محصول تجاری موجود بتواند این نیاز را به طور موثر برآورده کند، می توان از چرخه عمر کوتاه تری استفاده کرد. از سوی دیگر، برای خدمات پیچیده یا اقلام منحصربهفرد که نیاز به توسعه، آزمایش، ساخت و غیره دارند، کل چرخه حیات کسب ضروری است. نکته کلیدی این است که چرخه عمر اکتساب انعطاف پذیر است و می توان آن را برای یک موقعیت خاص تنظیم کرد.
زمینه تاریخی مفید برای اصطلاحات تدارکات و اکتساب.
تا اواخر دهه 1970، آژانسهای فدرال از اصطلاح تدارکات برای دربرگرفتن تمام وظایف قراردادی استفاده میکردند. به عنوان مثال، مقررات تدارکات خدمات مسلحانه (ASPR) ، مقررات تدارکات فدرال، و مقررات تدارکات ناسا و غیره وجود داشت.
سپس، در سال 1978، وزارت دفاع (DoD) تصمیم گرفت که اکتساب، اصطلاح بهتری برای برقراری ارتباط قرارداد به عنوان بخشی از یک فرآیند بزرگتر، از جمله مواردی مانند مشخصات الزامات و مدیریت برنامه است. بنابراین کلمه تدارکات را جایگزین قرارداد کردند. آنها کلمه تدارکات را برای اشاره به فرآیند بودجه حفظ کردند.
زمانی که FAR در سال 1984 منتشر شد، به جای تدارکات، از عبارت اکتساب استفاده کرد. اما کلمه تدارکات آنقدر عمیق بود که نمیتوان به طور کامل حذف شود، و بنابراین در سال 2001، شوراهای FAR به اصطلاحات رایج استفاده میکردند و در تلاشی برای رفع سردرگمی، تعریف فعلی تدارکات را به FAR 2.101 اضافه کردند. (به FAC 97-22، 66 Fed. Reg. 2117 مراجعه کنید.) اما بر اساس علاقه به این موضوع، این تلاش این سردرگمی را برطرف نکرد.
تفاوت بین خرید در مقابل تدارکات: 5 روش آماده سازی یک قرارداد
در حالی که زمینه مشترکی بین معانی تدارکات و اکتساب وجود دارد، در اینجا تفاوتهایی وجود دارد که رهبران دولتی باید به خاطر بسپارند:
اصطلاح تدارکات (اغلب به عنوان تدارکات الکترونیکی نامیده می شود) اغلب توسط آژانس های محلی و ایالتی برای توصیف روند نهایی خرید کالاها و خدمات استفاده می شود. [ در خرید الکترونیک چیست: تعریف و بهترین شیوه ها بیشتر بیاموزید. ]
پنج مرحله تدارکات در آژانس های محلی، ایالتی و فدرال وجود دارد: الزامات، درخواست، ارزیابی، واگذاری و پساواگذاری قرارداد.
در سطح فدرال، تدارکات بخشی از فرآیند خرید گستردهتر و سرتاسری است که شامل فرآیندهایی است که قبل و بعد از تدارکات انجام میشوند.
لازم نیست همه اکتسابهای فدرال تمام چرخه عمر اکتساب را طی کنند.
این فرآیندها در سنگ نیست. روند اکتساب دولتی به طور مستمر در پاسخ به به روز رسانی های مکرر FAR، مقررات اولیه ای که چگونگی دستیابی سازمان های اجرایی به تدارکات و خدمات را پوشش می دهد، تکامل می یابد.
چشمانداز تدارکات همچنان در حال تکامل است و سازمانهای دولتی در همه سطوح باید محیطهای خود را مدرنسازی کنند.
دیگر مقالات حوزۀ مدیریت قرارداد:
https://drkasbokar.com/مدرک-مدیر-قرارداد-cpcm
https://drkasbokar.com/استقرار-دفتر-مدیریت-قرارداد-در-سازمان/
https://drkasbokar.com/آموزش-مدیریت-قراردادها-cmbok/
https://drkasbokar.com/دوره-آموزشی-مدیریت-پروژه-براساس-ویرای/
https://drkasbokar.com/ مهارت-رهبری-مدیر-قرارداد/
https://drkasbokar.com/ تسلط-بر-مدیریت-قرارداد/
https://drkasbokar.com/ بیانیۀ-قرارداد-چابک/
https://drkasbokar.com/ حراج-و-حراج-معکوس/
