چرخۀ حیات قرارداد براساس CMS®: نگاهی دقیق به آن

Aboozar Kordi
مدیریت قراردادها

چرخۀ حیات قرارداد براساس CMS® به مخاطب این بینش را می دهد که بتواند به صورت سیستماتیک، کلیت یک قرارداد را از صفر تا صد مشاهده نماید.

استاندارد مدیریت قرارداد (CMS™) از طریق یک فرآیند دقیق شامل اشخاص ذی‌ربط و ذینفع ایجاد شد. از نظر مفهومی، این فرآیند بر اساس روند قانونی استوار بود که از طریق اجماع، صراحت، عدم تسلط و توازن منافع ایجاد شد. به طور خاص، این فرآیند شامل بررسی تجزیه و تحلیل وظایف شغلی، تهیه پیش نویس کارشناسان، بررسی همتایان و اعتبارسنجی نظرات عمومی بود.

استاندارد مدیریت قرارداد مفاهیم، فرآیندها و روابط کلیدی مدیریت قرارداد را تعریف می کند و به عنوان پایه و چارچوب برای بدنه دانش مدیریت قرارداد (CMBOK® ) عمل می کند. CMBOK® اطلاعات موجود در استاندارد مدیریت قرارداد را گسترش می دهد. CMBOK® برای ارتقای شایستگی فردی و قابلیت سازمانی با ارائه توصیفی عمیق تر از زمینه، محیط و تأثیرات بر مدیریت قرارداد در نظر گرفته شده است.

موفقیت خریداران و فروشندگان را می توان نه تنها از طریق تعامل مستقیم (به عنوان مثال، مذاکرات، عملکرد قرارداد)، بلکه زمانی که هیچ تماس مستقیمی وجود ندارد (مثلاً برنامه ریزی) ارزیابی کرد. موفقیت یک طرف بدون موفقیت طرف دیگر ممکن نیست.

مدیریت قرارداد موفق زمانی بیشتر اتفاق می افتد که هر دو طرف درک روشنی از تمام وظایف شغلی، شایستگی ها و محصولات قابل تحویل داشته باشند.

اگر به نمودار یکپارچۀ CMS™ یک نگاهی بیندازیم، متوجه نکات زیر خواهیم شد:

یک قرارداد، سه فاز دارد: پیشا واگذاری (Pre Award)، واگذاری (Award) و پساواگذاری (Post Award)
در شکل مشاهده می کنید که هر کدام از فازها نیز به چند دامنه (Domain) و هر دامنه نیز به چند تسک شکسته می شود.
هر کدام از دامنه ها و تسک ها نیز باید براساس طرفین قرارداد، ملاحظه گردند.
با این تواصیف، یک قرارداد دارای 7 اصل، 3 فاز، 5 دامنه و 13 تسک یا فرآیند است.

چرخۀ حیات قرارداد - کلیات استاندارد CMS

قراردادها شروع و پایان مشخصی دارند و چرخه حیات قرارداد این پارامترها را مشخص می کند. چرخه حیات قرارداد عموماً از سه مرحله تشکیل شده است:

پیشاواگذاری (Pre-Award)
واگذاری (Award)
پساواگذاری (Post-Award)

فرآیندهای مدیریت قرارداد انجام شده توسط مدیران قرارداد به طور کلی در پنج دامنه در سه فاز چرخه حیات قرارداد قرار می گیرند.

شکل زیر نحوه ارتباط دامنه ها با مراحل چرخه حیات را نشان می دهد و شکل دیگر دامنه ها و نتایج آنها را نشان می دهد.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه های 5 گانه

هر مرحله و دامنه چرخه عمر قرارداد دارای شایستگی ها و وظایف شغلی خاصی است که روی هم «فرایندها» نامیده می شوند.

چرخۀ حیات قرارداد - خروجی دامنه ها

فاز پیشاواگذاری از چرخه حیات قرارداد

پیشاواگذاری اولین مرحله از چرخۀ حیات قرارداد است. فرآیند پیشاواگذاری قرارداد شامل کارکردهای مدیریت قرارداد “برنامه ریزی قرارداد” است و شامل فرآیندهایی برای خریداران برای تولید درخواست (Solicitations) و فروشندگان برای تهیه پیشنهادات (Offers) است.

دو دامنه در فاز پیشاواگذاری از چرخه حیات قرارداد وجود دارد:

توسعه درخواست (Develop Solicitation) – صلاحیت های خریدار برای این دامنه عبارتند از “برنامه ریزی درخواست” و “درخواست پیشنهادات”.
توسعه پیشنهاد (Develop Offer) — صلاحیت های فروشنده برای این دامنه عبارتند از «برنامۀ فروش» و «آماده کردن پیشنهاد».

فرآیندها در فاز پیشاواگذاری از چرخه حیات قرارداد با یکدیگر تعامل دارند و به طور مداوم با اصول راهنما یکپارچه می شوند.

علاوه بر این، فرآیندهای پیشاواگذاری تأثیر مستقیمی بر عملکرد و نتایج فازهای واگذاری و پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد دارند. حوزه ها، شایستگی ها و وظایف شغلی رایج در فاز پیشاواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد در شکل زیر (خریدار) ارائه شده است.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه های پیشاواگذاری

توسعۀ درخواست

توسعۀ درخواست در درجه اول دامنه خریدار است. این شامل فرآیندهای توصیف تمام عناصر نیازمندیهای مشتری (فنی، تجاری، نظارتی و غیره) برای فروشندگان است. ارزش افزوده شده توسط این دامنه، ارائه دقیق نیاز مشتری از طریق یک درخواست است که منجر به پیشنهادات پاسخگو و در نتیجه عملکرد موفق قرارداد می شود.

1-1 برنامه ریزی درخواست (Plan Solicitation)

برنامه ریزی درخواست، فرآیندی است که طی آن تلاش‌های همه پرسنل مسئول دستیابی به کالا یا خدمات از طریق یک طرح جامع برای برآوردن به موقع نیاز مشتری با قیمت مناسب هماهنگ و یکپارچه می‌شود. این شامل توسعه استراتژی کلی برای مدیریت کسب است.

1-2 درخواست پیشنهادات (Request Offer)

درخواست پیشنهادات، فرآیند اجرای برنامه با درخواست پاسخ از فروشندگان به منظور برآوردن نیاز مشتری است. این یک درخواست واضح و مختصر ایجاد می کند که به طور موثر تمام نیازهای خریدار را به اطلاع می رساند و فروشندگان را قادر می سازد تا پیشنهادات جامع و پاسخگو را ارائه دهند.

توسعه پیشنهاد

توسعۀ پیشنهاد در درجه اول دامنه فروشنده است. این شامل فرآیندهای اعمال شیوه های تجاری و توسعه استراتژی ها برای پیگیری و به دست آوردن واگذاری قرارداد است. ارزش افزوده شده توسط این دامنه در ارائه یک پیشنهاد پاسخگو به خریدار است که منجر به واگذاری قرارداد می شود.

2-1 برنامۀ فروش (Plan Sales)

برنامه فروش فرآیند درک نیازهای مشتری، ارزیابی رقابت و سازماندهی فعالیت های پیش از فروش برای توسعه استراتژی بازار است.

2-2 آماده کردن پیشنهاد (Prepare Offer)

آماده کردن پیشنهاد فرآیند اجرای طرح فروش است که در آن یک پیشنهاد برای برنده شدن در تجارت جمع آوری می شود. استفاده ماهرانه از وظایف شغلی رایج در تهیه یک پیشنهاد، باعث بهره برداری و افزایش قدرت و کارایی سازمانی به منظور ارتقای موقعیت در بازار می شود.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه های پیشاواگذاری

فاز واگذاری از چرخه حیات قرارداد

فاز دوم چرخه حیات قرارداد، واگذاری است. فرآیند واگذاری شامل عملکردهای مدیریت قرارداد معروف به “تشکیل قرارداد” است و منعکس کننده تمام کارهای انجام شده توسط خریدار و فروشنده است که یک قرارداد منعقد شده را تولید می کند. برخی از قراردادها بسیار ساده هستند، و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند، اما اکثریت در جایی بین این دو قرار می گیرند.

فرآیندهای واگذاری از چرخه حیات قرارداد با یکدیگر تعامل دارند و به طور مداوم با اصول راهنما ادغام می شوند. علاوه بر این، نتایج فرآیندهای واگذاری از چرخه حیات قرارداد مستقیماً تحت تأثیر تأثیر تجمعی فرآیندها و نتایج در فاز پیشاواگذاری از چرخه حیات قرارداد قرار می گیرد و تأثیر مستقیمی بر عملکرد و نتایج فرآیندها خواهد داشت. در فاز واگذاری از چرخه حیات قرارداد دامنه، شایستگی ها و وظایف شغلی رایج نمایش داده شده است.

یک دامنه در واگذاری از چرخه حیات قرارداد وجود دارد: فرم قرارداد. فرآیندهای درگیر در واگذاری از چرخه حیات قرارداد ، قرارداد را تولید می کنند.

شکل گیری قرارداد

شکل گیری قرارداد شامل فرآیند تعیین هزینه و قیمت معقول، انجام مذاکرات، انتخاب منبع و مدیریت اختلافات است.

ارزش افزوده این دامنه در کاهش یا حذف ریسک عملکرد قرارداد با انتخاب بهترین منبع و مذاکره در مورد قیمت ها و شرایط و ضوابط است.

3-1 تحلیل قیمت یا هزینه (Price or Cost Analysis)

تحلیل قیمت فرآیند بررسی و ارزیابی قیمت پیشنهادی پیشنهاد دهنده بدون ارزیابی عناصر هزینه تفصیلی جداگانه و سود پیشنهادی پیشنهاد قیمت پیشنهادی است. این فرآیند شامل توانایی خریدار برای ارزیابی پیشنهاد از طریق مقایسه آن با شاخص‌های معقول بودن، مانند قیمت‌های تاریخی پرداخت شده، قیمت‌های منتشر شده، تحلیل رقابتی، تحلیل مقایسه‌ای و داده‌های بازار است.

تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند بررسی و ارزیابی هر عنصر هزینه جداگانه و سود یا کارمزد در پیشنهاد پیشنهاد دهنده – و عوامل قضاوتی اعمال شده در پیش بینی از داده ها به هزینه های برآورد شده – برای تعیین درجه ای است که هزینه های پیشنهادی پیشنهاد دهنده نشان دهنده این است. هزینه واقعی اجرای قرارداد با فرض صرفه اقتصادی و کارایی معقول. این فرآیند شامل توانایی خریدار برای تعیین قیمت منصفانه و معقول و/یا تعیین واقعی بودن قیمت در آماده‌سازی برای مذاکرات قرارداد، بحث‌ها و کاهش ریسک در اجرای قرارداد است.

3-2 برنامه ریزی مذاکرات (Plan Negotiation)

برنامه ریزی مذاکرات، فرآیند آماده‌سازی برای تعامل بین خریدار و فروشنده در رابطه با تمام جنبه‌های پیشنهاد و شرایط آن است و اغلب شامل شفاف‌سازی الزامات و طرف‌هایی است که درخواست تغییرات یا در نظر گرفتن یک رویکرد جایگزین که ممکن است با الزامات درخواست سازگار باشد. این فرآیند شامل همکاری هر دو طرف برای یافتن زمینه مشترک یا ارائه مصالحه در میان تفاوت‌هایشان در کمیت، قیمت، تحویل، کیفیت یا عوامل دیگر است.

3-3 انتخاب منبع (Select Source)

انتخاب منبع فرآیند تجزیه و تحلیل پیشنهادات ارسالی مطابق با معیارهای ارزیابی درخواست برای انتخاب منبعی است که بالاترین احتمال را برای عملکرد رضایت بخش قرارداد دارد. این فرآیند شامل کاهش ریسک خریدار با انتخاب پیشنهاد دهنده ای است که به احتمال زیاد قرارداد را به طور رضایت بخش انجام می دهد و فروشنده را از یک فرآیند انتخاب منصفانه و منصفانه اطمینان می دهد.

3-4 مدیریت اختلافات (Manage Disagreement)

مدیریت اختلافات فرآیند حل و فصل تعارض بین طرفین قرارداد بالقوه و بالفعل به منظور حفظ انطباق قانونی است. این فرآیند شامل توانایی حل مسائل مربوط به فراخوان یا فرآیند انتخاب منبع از طریق روش‌های غیررسمی و رسمی است.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه های واگذاری

فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد

پس از اتمام فاز واگذاری قرارداد، فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد آغاز می شود. این شامل کارکردهای مدیریت قرارداد است که به عنوان “ادارۀ قرارداد” و “بستن قرارداد” شناخته می شوند. وظایف مدیریت قرارداد بسته به پیچیدگی قرارداد بسیار متفاوت خواهد بود. خریدار و فروشنده هر دو به طور فعال در مدیریت قرارداد مشارکت دارند تا از عملکرد رضایت بخش اطمینان حاصل کنند و قرارداد را به نتیجه موفقیت آمیز برسانند.

دو حوزه در فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد وجود دارد:

اجرای قرارداد – وظایف شغلی و شایستگی های این دامنه، اجرای قرارداد را تولید می کند.
بسته شدن قرارداد – وظایف شغلی و شایستگی برای این دامنه باعث ایجاد خاتمۀ قرارداد می شود.

فرآیندهای فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد با یکدیگر تعامل دارند و به طور مداوم با اصول راهنما ادغام می شوند. فرآیندها و نتایج فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد مستقیماً تحت تأثیر تأثیر تجمعی عملکرد و نتایج حاصل از فرآیندهای پیشاواگذاری و واگذاری قرار می گیرند.

اجرای قرارداد

اجرای قرارداد شامل فرآیند اجرای الزامات قرارداد، مدیریت روابط تجاری، تضمین کیفیت و مدیریت تغییرات است. ارزش افزوده شده توسط این فرآیند در نظارت بر ریسک، ارزیابی تأثیر آن بر عملکرد قرارداد، و اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط قرارداد در طول اجرای قرارداد تا پایان یا فسخ قرارداد است.

4-1 ادارۀ قرارداد (Administer Contract)

ادارۀ قرارداد فرآیند ایجاد انتظارات، حفظ کانال‌های ارتباطی، پردازش اسناد قرارداد، انجام بررسی‌های عملکرد پس از اعطا و ارزیابی عملکرد قرارداد است. این فرآیند شامل مدیریت ریسک و افزایش احتمال اجرای رضایت‌بخش قرارداد است.

4-2 تضمین کیفیت (Ensure Quality)

تضمین کیفیت فرآیند برنامه ریزی برای اجرای قرارداد و تحویل، نظارت بر عملکرد، و بازرسی و پذیرش تحویل قرارداد است.

این فرآیند شامل حصول اطمینان از مطابقت کالا یا خدمات تحویل شده با مشخصات، شرایط و شرایط قرارداد است.

4-3 مدیریت قراردادهای فرعی (Manage Subcontracts)

مدیریت قراردادهای فرعی فرآیند برنامه ریزی، اعطای و مدیریت قراردادهای فرعی است که برای پشتیبانی و اجرای موفقیت آمیز قرارداد اصلی ضروری است. فرآیند مدیریت قراردادهای فرعی، با فاز پیشاواگذاری، واگذاری و پساواگذاری در قرارداد اصلی است و با آن یکپارچه می شود. اگرچه مدیریت قراردادهای فرعی در فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد است، اصول راهنما، فرآیندهای چرخه حیات قرارداد و نتایج قابل توجه برای قراردادهای فرعی قابل اعمال است.

4-4 مدیریت تغییرات (Manage Change)

مدیریت تغییرات فرآیند شروع، بررسی، مذاکره و صدور تغییرات قرارداد است. و حفظ کنترل پیکربندی قرارداد و عملکرد قرارداد بعدی. این فرآیند شامل اجازه دادن به انعطاف پذیری در ایجاد تغییرات لازم در قرارداد و در عین حال محافظت از یکپارچگی قرارداد است. اگرچه مدیریت تغییرات در فاز پساواگذاری از چرخۀ حیات قرارداد است، اصول راهنما، فرآیندهای چرخه حیات قرارداد و نتایج قابل توجه برای اصلاحات قرارداد قابل اعمال هستند.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه های پساواگذاری

بسته شدن قرارداد

دامنه بسته شدن قرارداد هم متعلق به خریدار و هم فروشنده است. این شامل فرآیند تأیید برآورده شدن تمام نیازمندیهای قرارداد، حل و فصل مسائل حل نشده و تطبیق قرارداد برای پرداخت نهایی است. ارزش افزوده این فرآیند در تعیین این است که تمامی تعهدات قرارداد خریدار و فروشنده برآورده شده اند.

5-1 بستن قرارداد (Close out Contract)

قرارداد بسته شده، فرآیند حصول اطمینان از انجام تمام عملکرد، ارزیابی عملکرد نهایی پیمانکار، پرداخت نهایی و تطبیق قرارداد است. این فرآیند شامل تکمیل، تحویل و پذیرش الزامات قرارداد مطابق با شرایط و ضوابط قرارداد است.

چرخۀ حیات قرارداد - دامنه پساواگذاری و بستن قرارداد