استقرار دفتر مدیریت قرارداد (CMO) در سازمان های ایرانی قرارداد – محور
استقرار دفتر مدیریت قرارداد (CMO) در سازمان های قرارداد محور یک حرکت استراتژیک برای افزایش کارایی، انطباق و فرآیندهای کلی مدیریت قرارداد است.
در اینجا یک راهنمای گام به گام برای کمک به شما در راه اندازی یک CMO موفق آورده شده است:
- ارزیابی روش های مدیریت قرارداد فعلی
- ارزیابی فرآیندهای موجود: شیوه ها، ابزارها و فناوری های مدیریت قرارداد فعلی را شناسایی کنید.
- شناسایی نقاط درد: مناطقی را که ناکارآمدی یا مسائل مربوط به انطباق وجود دارد را تعیین کنید.
- ورودی ذینفعان: از ذینفعان کلیدی بازخورد جمع آوری کنید تا نیازها و انتظارات آنها را درک کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- مدل بلوغ مدیریت قرارداد (CMMM) برای تشخیص سطح جاری مدیریت قرارداد در سازمان
- مدل ارزیابی قابلیت مدیریت قرارداد NCMA
- تعریف اهداف و محدوده CMO
- تعریف اهداف واضح: اهداف اولیه CMO مانند بهبود انطباق با قرارداد، کاهش ریسک ها و افزایش دید قرارداد را تعیین کنید.
- تعریف محدوده: محدوده مسئولیت های CMO از جمله ایجاد قرارداد، مذاکره، تایید، اجرا و نظارت را مشخص کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- هدف گذاری کلان برای CMO
- ماتریس رصدیابی نیازهای قراردادی (RTM)
- حمایت و پشتیبانی اجرایی امن
- درگیر کردن رهبری: از مدیریت ارشد تعهد و حمایت بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که CMO از اختیارات و منابع لازم برخوردار است.
- مزایای ارتباط: مزایای ایجاد CMO مانند صرفه جویی در هزینه، کاهش ریسک و بهبود عملکرد قرارداد را برجسته کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- چک لیست مهارت های رهبری قراردادی
- ایجاد یک چارچوب حاکمیتی
- ایجاد سیاست ها و رویه ها: ایجاد خط مشی ها و رویه های استاندارد شده برای مدیریت قرارداد.
- تعریف نقش ها و مسئولیت ها: نقش ها و مسئولیت های تیم CMO و سایر ذینفعان را به وضوح تعریف کنید.
- پیاده سازی مکانیسم های انطباق: مکانیسم هایی را برای اطمینان از انطباق با مقررات داخلی و خارجی تنظیم کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- مدیریت ذینفعان قراردادی و تکنیک های آن
- مدل سازی سازمانی (Organizational Modeling)
- چارت سازمانی متناسب با دفتر مدیریت قرارداد در سازمان
- تدوین سند مدیریت ریسک قراردادی
- تدوین سند مدیریت تغییر قراردادی
- تدوین سند مدیریت کسب و کار
- ساختن یک تیم CMO
- استخدام پرسنل واجد شرایط: استخدام پرسنل قراردادی براساس Staff Plan مدیریت قراردادی
- ارائه آموزش: ارائه برنامه های آموزشی برای ارتقای مهارت ها و دانش تیم در بهترین شیوه های مدیریت قرارداد.
- تطبیق حوزه های دانش مورد نیاز: مدیریت نوین قراردادها، شامل 6 شایستگی کلان است: اصول راهنمای قرارداد، رهبری، مدیریت، پیشا واگذاری قرارداد، واگذاری قرارداد، پساواگذاری قرارداد. موارد فوق را متناسب با نیازهای خاص صنعت و سازمان شما سفارشی می کنیم.
- تعریف چارت سازمانی مد نظر مدیریت قرارداد: در این قسمت، براساس فرآیندهای مدیریت قرارداد، یک چارت سازمانی مدنظر همراه با نقش ها و مسئولیت های مقتضی آنها، تعریف می کنیم.
- تعریف نقش ها و مسئولیت ها: نقش ها (مدیران قرارداد، مشاوران حقوقی، متخصصان تدارکات) را با شایستگی های مدیریت قرارداد هماهنگ می کنیم. این تضمین می کند که هر نقش مسئولیت های خود را در چرخۀ حیات قرارداد درک می کند.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- مدیریت ذینفعان قراردادی و تکنیک های آن
- مدل سازی سازمانی (Organizational Modeling) برای استقرار بدنۀ دانشی CMBOK® و تشکیل دفتر مدیریت قرارداد (CMO)
- چارت سازمانی متناسب با دفتر مدیریت قرارداد در سازمان
- تدوین سند مدیریت ریسک قراردادی
- تدوین سند مدیریت تغییر قراردادی
- تدوین سند مدیریت کسب و کار
- توسعۀ فرآیندها، سیاست ها و رویه های مدیریت قرارداد
- استانداردسازی فرآیندها: سیاستهای استاندارد مدیریت قرارداد، الگوها، گردش کار و فرآیندهای بازبینی را در سراسر سازمان ایجاد می کنیم. در این بدنۀ دانشی از 13 فرآیند محور صحبت می کند، تلاش می کنیم که این فرآیندها را براساس ورودی، خروجی و دیگر ابزارها، تکنیک ها و یا راهنماهای قراردادی، به صورت یکپارچه و End to End تدوین نماییم.
- تدوین دستورالعمل ها و آیین نامه های اجرایی: طبعاً با استخراج فرآیندهای سازمان، مجموعه ای از دستورالعمل ها، خط مشی ها، رویه ها، آیین نامه ها استخراج می شوند که باید برای ذینفعان ابلاغ گردند.
- مدل سازی، تحلیل و طراحی فرآیندهای قراردادی: سعی می کنیم سازمان را عمیق تر بررسی نموده و با مدل کردن فرآیندهای جاری قراردادی، آنها را تحلیل، نقد و بررسی نموده و فرآیندهای مطلوب را طراحی نماییم.
- تنظیم شاخصهای عملکرد کلیدی (KPI) : KPI ها را برای اندازهگیری اثربخشی CMO تعریف کنید، مانند زمان چرخه قرارداد، نرخهای انطباق و صرفهجویی در هزینه.
- نظارت منظم: مکانیسم های نظارت و گزارش دهی منظم را برای ردیابی عملکرد و شناسایی زمینه های بهبود اجرا کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- استفاده از تکنیک های BPM برای تدوین فرآیندهای کلیدی مدیریت قرارداد
- به فراخور استفاده از تکنیک های کارت امتیازی متوازن (BSC)، KPI و یا OKR های قراردادی
- پیاده سازی راهکار های فناوری
- انتخاب نرم افزار مدیریت قرارداد: یک سیستم مدیریت قرارداد قوی (CMS) را انتخاب کنید که نیازهای سازمان را برآورده کند.
- یکپارچه سازی سیستم ها: از ادغام یکپارچه CMS با سایر سیستم های سازمانی مانند ERP و CRM اطمینان حاصل کنید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- تحلیل نیازمندیهای نرم افزار مدیریت قرارداد در سازمان
- توسعۀ نرم افزار مدیریت قرارداد مد نظر CMBOK® پس از استخراج نیازمندیها
- رویکرد راهکار به صورت خرید یا توسعۀ CMIS در سازمان
- پرورش فرهنگ انطباق و بهبود مستمر
- تشویق بازخورد: کانال هایی برای بازخورد مستمر از ذینفعان ایجاد کنید تا زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
- انجام بررسی های منظم: برای اطمینان از بهبود مستمر، بررسی های دوره ای فرآیندها و شیوه های مدیریت قرارداد را برنامه ریزی کنید.
- ارزیابی موفقیت: به طور منظم موفقیت CMO را در دستیابی به اهدافش ارزیابی کنید.
- تطبیق استراتژی ها: برای تطبیق استراتژی ها و فرآیندها بر اساس بازخورد و تغییر نیازهای سازمانی آماده باشید.
تکنیک ها و ابزارهای قابل استفاده در این فاز:
- بهینه کاوی در فرآیندهای مدیریت قرارداد
- بهبود مستمر در فرآیندهای مدیریت قرارداد
- برنامۀ مدیریت ارتباط با ذینفعان قراردادی
با دنبال کردن این مراحل، می توانید یک دفتر مدیریت قرارداد ایجاد کنید که قابلیت های مدیریت قرارداد سازمان شما را افزایش می دهد و از انطباق بهتر، مدیریت ریسک و کارایی کلی اطمینان می دهد.
