بایسته های مذاکرات قراردادی

Aboozar Kordi
مدیریت قراردادها

بایسته های مذاکرات قراردادی طبق بدنۀ دانشی مدیریت قرارداد (CMBOK®)، اهمیتی سرنوشت ساز دارند و باید برای آنها برنامۀ خاصی در نظر گرفت.

برنامۀ مذاکرات قراردادی، طرح فرآیند آماده‌سازی برای تعامل بین خریدار و فروشنده در رابطه با تمام جنبه‌های پیشنهاد و شرایط آن است و اغلب شامل شفاف‌سازی الزامات و طرف‌هایی است که درخواست تغییرات یا در نظر گرفتن یک رویکرد جایگزین که ممکن است با الزامات درخواست سازگار باشد. این فرآیند شامل همکاری هر دو طرف برای یافتن زمینه مشترک یا ارائه مصالحه در میان تفاوت‌هایشان در کمیت، قیمت، تحویل، کیفیت یا عوامل دیگر است.

مذاکره یک فرآیند ارتباطی است که در آن دو طرف تلاش می کنند به توافق برسند. لازم نیست این فرآیندی باشد که در آن یک طرف به هزینه دیگری «برنده» شود. ممکن و ترجیح داده می شود که هر دو طرف مذاکرات را با احساس برنده شدن به پایان برسانند. اگرچه دو طرف منافع متفاوتی دارند، اما آنها یک هدف مشترک دارند: مذاکره در مورد قیمت منصفانه و معقول، و شرایط و ضوابط، که قرارداد را قادر می‌سازد با موفقیت منعقد شود.

تمهیدات مذاکره

آماده سازی مهمترین مرحله در فرآیند مذاکره است. خریداران و فروشندگان مزایای منحصر به فردی دارند که وارد مذاکره می شوند. خریداران می دانند که چقدر پول در دسترس است و میزان و ماهیت رقابت چیست. فروشندگان مبنای برآورد هزینه، از جمله تاثیر ریسک عملکرد، و جایی که در پیشنهادات آنها انعطاف پذیر است را می دانند. آماده سازی کامل منجر به مذاکرات روان، یک قرارداد خوب با تغییرات کمتر و یک نتیجه موفق می شود.

اولین گام در فرآیند آماده سازی، درک نیازهای اکتساب و اهداف مهم هر یک از طرفین است. هر دو طرف باید بدانند که چه نیازی است، چرا به آن نیاز است، آیا قبلا خریداری شده است یا خیر، و عوامل محیطی منحصربه‌فردی که بر مذاکرات فعلی تأثیر می‌گذارد. اگرچه همیشه برای هر مذاکره کننده امکان تجزیه و تحلیل عمیق از هر خرید وجود ندارد، اما مهم است که قبل از شروع مذاکرات تا حد امکان بدانید. فروشندگان نیز باید خرید را درک کنند. آنها باید هدف خرید، اهداف خریدار، اینکه آیا خریدار کاربر نهایی است (و اگر نه، کیست) و نیازهای کاربر نهایی را بدانند.

تیم مذاکره قراردادی:

اعضای تیم مذاکره معمولاً تخصص عملکردی متفاوتی دارند. انتخاب اعضای تیم به ماهیت کسب و تجربه ای که هر یک از اعضا برای تیم به ارمغان می آورد بستگی دارد.

اعضای تیم در هر طرف ممکن است شامل موارد زیر باشند، اما محدود به آنها نیستند:

مدیر قرارداد،
تحلیلگر مالی،
تحلیلگر هزینه،
مشاور حقوقی،
مهندس طراح،
متخصص تولید،
متخصص کنترل کیفیت،
مدیر برنامه، و
دبیرجلسه مذاکرات قراردادی

اهداف قراردادی

هر مذاکره متفاوت است، حتی اگر خرید برای عرضه یا خدماتی باشد که قبلا خریداری شده است. بازار ممکن است متفاوت باشد، برنامه تحویل ممکن است متفاوت باشد، و اقتصاد ممکن است متفاوت باشد. چنین عواملی بر ساختار قرارداد، تصمیمات قیمت گذاری و اهداف مذاکره تأثیر می گذارد.

تعیین اهداف مذاکره مستلزم چیزی بیش از تحلیل هزینه یا قیمت و مقایسه با قیمت پیشنهادی است. بیشتر جنبه‌های درخواست قابل مذاکره هستند، مانند بیانیه کار، نوع قرارداد، برنامه تحویل، ضمانت‌ها، شرایط پرداخت، شرایط و ضوابط، و/یا الزامات گزارش. ممکن است جنبه های مختلف دیگری بسته به شرایط مربوط به خرید قابل مذاکره باشد.

هم خریداران و هم فروشندگان باید اهداف مذاکره ای خاص و واقع بینانه را تعیین کنند. هدف “بهترین قیمتی که می توانیم به دست آوریم” نه مشخص است و نه واقعی، زیرا هیچ راهی برای دانستن اینکه آیا نتیجه بهترین قیمت است وجود ندارد. تعیین اهداف مذاکره یک فرآیند مداوم است زیرا ممکن است با تغییر شرایط، اهداف تغییر کنند.

بر اساس نیاز، هزینه های پیشنهادی، برنامه تحویل و ریسک های موجود، خریداران و فروشندگان با استفاده از بهترین اطلاعات موجود، یک هدف مذاکره را آماده می کنند. از آنجایی که ممکن است شرایط تغییر کند، هدف باید انعطاف پذیر باشد. یک راه برای اطمینان از انعطاف پذیری، ایجاد سه موقعیت در تهیه یک هدف است:

حداقل،
هدف، و
حداکثر.

انجام این کار محدوده ای را ایجاد می کند که بسته به موقعیت، به هر طریقی اجازه حرکت را می دهد. زمانی که هدف فروشنده با هدف خریدار همپوشانی داشته باشد، هر دو طرف زمینه های مشترکی پیدا می کنند که منجر به رضایت از توافق نهایی مذاکره می شود.

مقدار به دست آمده برای هر موقعیت باید قابل دفاع باشد. مذاکره کنندگان باید اعداد دقیق، دلایل رسیدن به آنها و ابزار توجیه آنها را بدانند. هر یک از طرفین باید نحوه دستیابی به مبالغ را مستند کنند زیرا با تغییر واقعیت های پیرامون هر یک از مفروضات، موقعیت ها نیز تغییر خواهند کرد.

درجه رقابت، در صورت وجود، بر ارتباط اهداف مذاکره نیز تأثیر می گذارد. اگر اکتساب رقابتی باشد، نیروهای رقابتی بازار عوامل اصلی تعیین کننده قیمت هستند.

بحث در مورد اهداف مذاکره در طول بررسی مدیریت همچنین به ایجاد استراتژی‌های اساسی مذاکره کمک می‌کند و به ذینفعان کلیدی و مدیریت بالاتر اجازه می‌دهد تا اهداف تیم را بررسی کنند.

چیزهایی که باید دربارۀ طرف دیگر قرارداد بدانید

در طول مذاکرات، هدف اصلی خریداران و فروشندگان دستیابی به یک نتیجه متقابل سودمند است. درک و جمع آوری تا حد امکان داده ها با توجه به اهداف و مقاصد اولیه طرف مقابل، فرصت هایی را برای کاوش، بحث، دادن و گرفتن در طول فرآیند مذاکره فراهم می کند و باید احتمالات یک مذاکره طولانی و طولانی را کاهش دهد و منجر به یک مذاکره شود. توافقات موفق / اعطای قرارداد در زیر سؤالاتی ذکر شده است که هر یک از طرفین باید قبل از ورود به مذاکره از خود بپرسند.

بایسته های مذاکرات قراردادی طبق بدنۀ دانشی مدیریت قرارداد (CMBOK®)