چرایی مذاکرات قراردادی: چرا یک مدیر قرارداد باید اصول مذاکره را بداند؟

Aboozar Kordi
مدیریت قراردادها

چرایی مذاکرات قراردادی: چرا یک مدیر قرارداد باید اصول مذاکره را بداند؟ این پرسشی است که قصد داریم در این نوشتار به آن بپردازیم.

مذاکره برای موفقیت: چرا مدیران قرارداد به تخصص در هنر مذاکره نیاز دارند؟

بخش قابل اعتنایی از بدنۀ دانشی مدیریت قرارداد (CMBOK®) اختصاص به مذاکره و هنر مذاکره کردن دارد. حتی برای مذاکره کردن اعتقاد دارد که ابتدا باید یک مقدمات و تمهیدات نخستین فراهم شود، تیم مذاکره شکل گیرد و بر این باور است که مذاکره، کاری گروهی است که به سرپرستی مدیر قرارداد انجام خواهد شد.

در دنیای پرمخاطره تجارت مدرن، نقش مدیر قرارداد بسیار فراتر از تمرکز سنتی بر تهیه و اجرای قراردادهای قراردادی تکامل یافته است. از متخصصان قرارداد امروز انتظار می رود که به عنوان شرکای استراتژیک خدمت کنند و از تخصص متقابل عملکردی خود برای تضمین شرایط مطلوب، مدیریت ریسک ها و بهینه سازی ارزش کلی روابط قراردادی سازمان خود استفاده کنند.

جدایی ناپذیر این نقش گسترده، درک کامل از اصول و شیوه های مذاکره موثر است. مدیران قراردادی که دارای مهارت‌های مذاکره هستند، می‌توانند فرآیند پیچیده و اغلب متخاصم چانه‌زنی قراردادی را ماهرانه‌تر انجام دهند، ارزش بیشتری را برای سازمان‌های خود باز کنند و مشارکت‌های بلندمدت پایدارتری با طرف‌های مقابل خود برقرار کنند.

این مقاله دلایل قانع‌کننده‌ای را بررسی می‌کند که چرا مدیران قرارداد باید درک محکمی از اصول مذاکره داشته باشند، و چگونه می‌توان از این تخصص برای هدایت نتایج مدیریت قرارداد استراتژیک‌تر و موفق‌تر استفاده کرد.

تضمین شرایط قرارداد سودمند

توانایی مذاکره در مورد شرایط قرارداد مطلوب، ویژگی بارز یک مدیر قرارداد موثر است. با به کارگیری تکنیک‌های مذاکره اثبات‌شده، مدیران قرارداد می‌توانند امتیازاتی را استخراج کنند، ریسک‌ها را کاهش دهند و توافق‌نامه‌هایی را ساختار دهند که با اهداف استراتژیک و مالی سازمانشان همسو باشد.

هسته اصلی مذاکرات موفق قرارداد، درک عمیق منافع، محدودیت ها و مواضع چانه زنی همه طرف های درگیر است. مدیران قراردادی که در اصول مذاکره مسلط هستند، می‌توانند از این بینش برای توسعه استدلال‌های متقاعدکننده‌تر، پیش‌بینی امتیازات طرف مقابل، و ابداع راه‌حل‌های خلاقانه‌ای که نیازهای هر دو طرف را برآورده می‌کند، استفاده کنند.

به عنوان مثال، مدیران قرارداد ممکن است از تخصص خود در زمینه مذاکره استفاده کنند:

خواسته های قراردادی آنها را با ذکر معیارهای صنعت، روند قیمت گذاری و محرک های هزینه توجیه کنید
مکانیسم‌های اشتراک ریسک، مانند قیمت‌گذاری شاخص یا تخفیف‌های مبتنی بر حجم را پیشنهاد دهید که مشوق همکاری دوجانبه سودمند است.
برای محافظت از سازمان خود در برابر قرار گرفتن در معرض مالی، درباره غرامت قوی و محدودیت مفاد تعهدات مذاکره کنید.
شرایط پرداخت مطلوب را تضمین کنید، از جمله پرداخت‌های پیشرفت یا مشوق‌های مبتنی بر عملکرد، که جریان نقدی را بهینه می‌کند.

با ادغام استراتژی‌ها و تاکتیک‌های مذاکره در فرآیند مدیریت قرارداد، متخصصان قرارداد می‌توانند پیچیدگی‌های چانه‌زنی قراردادی را به‌طور مؤثرتری بررسی کنند، ارزش بیشتری را برای سازمان‌های خود باز کنند و مشارکت‌های بلندمدت پایدارتری ایجاد کنند.

تقویت روابط مشارکتی

مدیریت قرارداد موفقیت آمیز صرفاً برای تضمین بهترین معامله ممکن برای سازمان نیست. همچنین مستلزم توانایی ایجاد روابط مولد و مشارکتی با شرکای قراردادی است.

مهارت های مذاکره در این زمینه نقش مهمی ایفا می کند، زیرا مدیران قرارداد باید بتوانند منافع سازمان خود را با نیازها و نگرانی های طرف مقابل خود متعادل کنند. این تعادل ظریف شامل به کارگیری تکنیک های گوش دادن فعال، نشان دادن همدلی و شناسایی معاوضه های سودمند متقابل است – که همه اینها اصول اصلی مذاکره موثر هستند.

مدیران قراردادی که دارای تخصص مذاکره هستند، می‌توانند در گفتگوی سازنده‌تر شرکت کنند، انگیزه‌های اساسی طرف مقابل را بشناسند و راه‌حل‌هایی ابداع کنند که برای همه ذینفعان ارزش ایجاد کند. این رویکرد مشارکتی محیطی از اعتماد و حسن نیت را تقویت می‌کند که می‌تواند منجر به اجرای روان‌تر قرارداد، افزایش همکاری در طول مدت قرارداد و پتانسیل فرصت‌های تجاری آینده شود.

علاوه بر این، مهارت‌های مذاکره مدیران قرارداد می‌تواند به کاهش خطر روابط متخاصم و اختلافات مشاجره‌آمیز کمک کند. با پرداختن به مناطق بالقوه تعارض به طور فعال و پیشنهاد جایگزین های خلاقانه، مدیران قرارداد می توانند از تبدیل شدن اختلافات جزئی به نبردهای حقوقی تمام عیار جلوگیری کنند و تداوم و یکپارچگی روابط قراردادی را حفظ کنند.

انطباق با شرایط در حال تغییر

محیط کسب و کار در یک وضعیت دائمی در نوسان است، با تغییرات اقتصادی، نظارتی و فناوری که عمیقاً چشم انداز قرارداد را تغییر داده است. مدیران قراردادهای مؤثر باید در رویکرد خود چابک باشند و بتوانند با تغییر شرایط، شرایط و ساختارهای قرارداد را مجدداً مورد مذاکره قرار دهند.

تخصص مذاکره نقش مهمی در این فرآیند ایفا می کند، زیرا مدیران قرارداد باید بتوانند طرفین خود را درگیر کنند، یک مورد قانع کننده برای اصلاحات قرارداد ارائه دهند و به راه حل های مورد توافق برسند. مدیران قرارداد با تکیه بر مهارت های مذاکره خود می توانند:

کمیت کردن اثرات مالی و عملیاتی شرایط تغییر یافته، مانند تغییرات بازار، تغییرات نظارتی، یا اختلالات تکنولوژیکی
مدل‌های قیمت‌گذاری یا خدمات جایگزین را توسعه دهید که واقعیت‌های جدید را در عین حفظ منافع هر دو طرف مورد توجه قرار دهد
ترتیبات اشتراک ریسک یا سایر ساختارهای قراردادی نوآورانه را پیشنهاد دهید که نیازهای همه ذینفعان را متعادل کند
از تاکتیک های مذاکره خود برای عبور از پیچیدگی های فرآیند مذاکره مجدد و تضمین نتایج مطلوب استفاده می کنند.

مدیران قرارداد با داشتن پایه ای قوی در اصول مذاکره، می توانند رویکردی پیشگیرانه، استراتژیک و مشارکتی برای مدیریت روابط قراردادی در طول عمر خود اتخاذ کنند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا تغییرات در محیط کسب‌وکار زیربنایی را پیش‌بینی، شناسایی و به آن بپردازند و در نهایت دوام و ارزش قراردادهای قراردادی سازمان خود را حفظ کنند.

تقویت همکاری متقابل عملکردی

نقش مدیر قرارداد فراتر از مرزهای روابط قراردادی فردی است. به طور فزاینده ای، از متخصصان قرارداد دعوت می شود تا با تیم های متقابل همکاری کنند و از تخصص خود برای حمایت از طیف گسترده ای از ابتکارات تجاری و فرآیندهای تصمیم گیری استفاده کنند.

مهارت‌های مذاکره در این زمینه بسیار مهم است، زیرا مدیران قرارداد باید بتوانند به طور مؤثر با ذینفعان از زمینه‌های مختلف، از جمله امور مالی، تدارکات، حقوقی و عملیاتی ارتباط برقرار کنند، متقاعد کنند و به توافق برسند. با اعمال اصول مذاکره، مدیران قرارداد می توانند:

ایجاد ارتباط و ایجاد اعتبار با شرکای متقابل
بحث های سازنده را تسهیل کنید و در میان اولویت های رقیب، زمینه های مشترک را پیدا کنید
راه حل هایی پیشنهاد کنید که بین نیازها و نگرانی های ذینفعان متعدد تعادل ایجاد کند
برای دستیابی به نتایج مطلوب، سیاست سازمانی و پویایی قدرت را هدایت کنید

علاوه بر این، مدیران قرارداد می‌توانند از تخصص مذاکره خود برای آموزش و توانمندسازی سایر اعضای سازمان، به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها و تجهیز همکاران خود به مهارت‌های مورد نیاز برای مشارکت در مذاکرات مؤثرتر استفاده کنند. این نه تنها قابلیت های کلی مدیریت قرارداد سازمان را تقویت می کند، بلکه فرهنگ همکاری و درک متقابل را نیز تقویت می کند.

با خدمت به عنوان سفیران مذاکره و شرکای استراتژیک، مدیران قرارداد با مهارت های مذاکره قوی می توانند سهم ارزشمندی در فرآیندهای تصمیم گیری متقابل سازمان داشته باشند و در نهایت نتایج کسب و کار آگاهانه تر، همسوتر و موفق تر را هدایت کنند.

اصول مذاکره از نظر لوئیکی:

روی لویکی (Roy Lewicki)، محقق برجسته در زمینه مذاکره، چندین اصل اساسی را که زیربنای استراتژی‌های مذاکره مؤثر هستند، شناسایی می‌کند:

مذاکره اصولی: تمرکز بر منافع، نه مواضع. به دنبال درک نیازها و نگرانی‌های اساسی همه طرف‌ها باشید و سپس برای یافتن راه‌حل‌های سودمند متقابل با یکدیگر همکاری کنید.
مذاکره یکپارچه: یک طرز فکر حل مسئله را بپذیرید، به جای اینکه صرفاً آن را تقسیم کنید، راه هایی را برای گسترش “پای” جستجو کنید. به دنبال فرصت هایی برای ایجاد ارزش برای هر دو طرف باشید.
مذاکره توزیعی: زمانی که ارزش باید تقسیم شود، از معیارهای عینی و استانداردهای منصفانه برای تعیین تخصیص مناسب استفاده کنید. از تاکتیک های رقابتی و حاصل جمع صفر اجتناب کنید.
مذاکره اخلاقی: استانداردهای بالای صداقت، صداقت و حرفه ای بودن را حفظ کنید. از فریب، اجبار یا سایر اعمال غیراخلاقی بپرهیزید.
مدیریت روابط: روی ایجاد اعتماد و ایجاد رابطه با طرف مقابل سرمایه گذاری کنید. پویایی بین فردی را برای تسهیل مذاکرات سازنده و مشارکتی مدیریت کنید.

اصول مذاکره از نظر کاراس:

چستر کاراس (Chester Karrass)، کارشناس مشهور در زمینه مذاکره، بر اصول کلیدی زیر تأکید دارد:

آماده سازی: به طور کامل طرف مقابل را تحقیق کنید، علایق و محدودیت های آن ها را درک کنید و یک استراتژی مذاکره دقیق ایجاد کنید.
اختیار: اطمینان حاصل کنید که از سطح مناسبی از اختیارات تصمیم گیری برای مذاکره موثر از طرف سازمان خود برخوردار هستید.
اطلاعات: تا آنجا که ممکن است اطلاعات مرتبط را جمع آوری کنید و از آن به صورت استراتژیک برای به دست آوردن اهرم و کشف راه حل های سودمند متقابل استفاده کنید.
زمان بندی: با در نظر گرفتن عوامل خارجی و نیازهای طرف مقابل، زمان مناسب را برای شروع و انجام مذاکره به دقت در نظر بگیرید.
تعهد: تعهدی قوی و تزلزل ناپذیر به موقعیت و نتایج دلخواه خود نشان دهید، در حالی که انعطاف پذیری خود را برای کشف گزینه های خلاقانه حفظ کنید.

اصول مذاکره از نظر فیشر و اوری:

راجر فیشر (Roger Fisher) و ویلیام اوری (William Ury)، نویسندگان کتاب مهم «به آری رسیدن»، اصول اساسی زیر را برای مذاکره مؤثر پیشنهاد می‌کنند:

مردم را از مشکل جدا کنید: به جای درگیر شدن در حملات شخصی یا موضع گیری، به مسائل و علایق اساسی رسیدگی کنید.
تمرکز بر علایق، نه موقعیت ها: انگیزه ها، نیازها و نگرانی های همه طرف ها را درک کنید و برای شناسایی راه حل هایی که به این علایق پاسخ می دهد، کار کنید.
گزینه هایی برای سود متقابل ابداع کنید: برای ایجاد طیف گسترده ای از جایگزین های خلاقانه، به جای درگیر شدن در رویکردی توزیعی و برد-باخت، همکاری کنید.
از معیارهای هدف استفاده کنید: توافق ها را بر اساس معیارها و اصول منصفانه و بی طرفانه قرار دهید، نه بر اساس قدرت، فشار یا احساسات.
بهترین جایگزین برای یک توافق مذاکره شده (BATNA): یک BATNA قوی ایجاد کنید تا اهرم خود را افزایش دهید و توانایی خود را برای کنار گذاشتن معامله ای که نیازهای شما را برآورده نمی کند بهبود بخشد.

با درک و به کارگیری اصولی که توسط این کارشناسان مذاکره بیان شده است، مدیران قرارداد می توانند به طور قابل توجهی توانایی خود را برای تضمین شرایط قرارداد مطلوب، تقویت روابط مشارکتی و ایجاد ارزش برای سازمان خود افزایش دهند.

توسعه رشد و پیشرفت حرفه ای

در چشم انداز به سرعت در حال تحول کسب و کار مدرن، توانایی مذاکره به طور موثر به مهارتی بسیار جستجو شده و قابل انتقال تبدیل شده است. مدیران قراردادی که دارای پایه ای قوی در اصول مذاکره هستند، نه تنها می توانند عملکرد خود را در نقش های فعلی خود افزایش دهند، بلکه می توانند خود را برای فرصت های پیشرفت شغلی بیشتر قرار دهند.

تخصص مذاکره یک شایستگی همه کاره است که می تواند در طیف گسترده ای از حوزه های کاربردی، از تدارکات و فروش گرفته تا منابع انسانی و برنامه ریزی استراتژیک به کار رود. با نشان دادن مهارت خود در مذاکره، مدیران قرارداد می توانند ارزش خود را برای سازمان به نمایش بگذارند، شهرت خود را به عنوان شرکای تجاری استراتژیک مستحکم کنند و درها را به روی چالش ها و مسئولیت های جدید باز کنند.

علاوه بر این، توسعه مهارت های مذاکره می تواند ابزار قدرتمندی برای رشد شخصی و حرفه ای باشد. مدیران قراردادی که برای ارتقای توانایی‌های مذاکره خود سرمایه‌گذاری می‌کنند، می‌توانند اعتماد به نفس، توانایی‌های ارتباطی و زیرکی حل مسئله خود را افزایش دهند – که همه اینها دارایی‌های بسیار قابل انتقالی هستند که می‌توانند برای مشاغل آنها در داخل و خارج از عملکرد مدیریت قرارداد مفید باشند.

در نهایت، تسلط بر اصول مذاکره نشان‌دهنده یک سرمایه‌گذاری استراتژیک در مسیر شغلی بلندمدت مدیران قرارداد است که به آنها قدرت می‌دهد تا پیچیدگی‌های چشم‌انداز کسب‌وکار مدرن را مرور کنند و خود را برای موفقیت و پیشرفت مستمر قرار دهند.

نتیجه گیری

در محیط تجاری پویا و بسیار رقابتی قرن بیست و یکم، نقش مدیر قرارداد فراتر از تمرکز سنتی بر وظایف اداری و معاملاتی تکامل یافته است. امروزه از متخصصان قرارداد انتظار می رود که به عنوان شرکای استراتژیک خدمت کنند و از تخصص متقابل عملکردی خود برای تضمین شرایط قراردادی مطلوب، مدیریت ریسک ها و بهینه سازی ارزش کلی روابط قراردادی سازمان خود استفاده کنند.

توسعه یک درک محکم از اصول مذاکره جزء حیاتی این نقش گسترده است. مدیران قرارداد با داشتن مهارت‌های مذاکره می‌توانند فرآیند پیچیده و غالباً متخاصم چانه‌زنی قرارد

چرایی مذاکرات قراردادی

ادی را ماهرانه‌تر طی کنند، ارزش بیشتری را برای سازمان‌های خود باز کنند و مشارکت‌های بلندمدت پایدارتری با طرف‌های مقابل خود برقرار کنند.

همانطور که چشم انداز کسب و کار به تکامل خود ادامه می دهد، تقاضا برای مدیران قرارداد با تخصص قوی در زمینه مذاکره تشدید می شود. سازمان‌هایی که در توسعه این شایستگی در تیم‌های مدیریت قرارداد خود سرمایه‌گذاری می‌کنند، موقعیت بهتری برای سرمایه‌گذاری بر فرصت‌های در حال ظهور، حفظ مزیت رقابتی و ارائه ارزش استثنایی از طریق روابط قراردادی خود خواهند داشت.

در نهایت، ادغام تخصص مدیریت قرارداد و مذاکره نشان دهنده ترکیب قدرتمندی است که می تواند باعث بهبود قابل اندازه گیری در عملکرد مالی، مدیریت ریسک و تصمیم گیری استراتژیک سازمان شود. مدیران قراردادی که از این همگرایی رشته‌ها استقبال می‌کنند، به خوبی مجهز خواهند بود تا در نقش‌های خود برتر باشند و به عنوان دارایی‌های ارزشمند برای سازمان‌های خود عمل کنند.

منابعی برای یادگیری اصول مذاکره برای مدیران قراردادی:

Negotiation: The Art of Getting What You Want, by MICHAEL SCHATZKI with Wayne R. Coffey, Download at http://www.negotiationdynamics.com/bookart.pdf
FREE ONLINE COURSE, University of California, Irvine, https://www.coursera.org/course/artofnegotiation
FREE ONLINE COURSE, University of Michigan, https://www.coursera.org/learn/negotiation-skills 4. FREE ONLINE COURSE, Courtesy of HRDQ and IPSCMI, https://www.dropbox.com/s/lrhrzvdilnyk60g/effective-negotiation-skills.zip?dl=0
FREE ONE DAY NEGOTIATION LECTURE, Courtesy of National Contract Management Association (NCMA), https://www.dropbox.com/s/4oss87y9f9ttvru/Contract%20Negotiations%20-%20A%20One-day%20Interactive%20Adventure.ppt?dl=0
CONDUCTING EFFECTIVE NEGOTIATIONS, https://www.youtube.com/watch?v=rCmvMDrCWjs
WILLIAM URY: NEGOTIATING FOR SUSTAINABLE AGREEMENTS, https://www.youtube.com/watch?v=e1NHqPDzqoU
HOW TO NEGOTIATE SO EVERYONE WINS, ESPECIALLY YOU, https://www.youtube.com/watch?v=qtU3zrc-kIU
HOW TO NEGOTIATE (A WHOLE SERIES OF NEGOTIATION VIDEOS) https://www.youtube.com/watch?v=oy0MD2nsZVs&list=PL65B366980B45F36C

دیگر مقالات حوزۀ مدیریت قرارداد:

https://drkasbokar.com/مدرک-مدیر-قرارداد-cpcm

https://drkasbokar.com/استقرار-دفتر-مدیریت-قرارداد-در-سازمان/

https://drkasbokar.com/آموزش-مدیریت-قراردادها-cmbok/

https://drkasbokar.com/دوره-آموزشی-مدیریت-پروژه-براساس-ویرای/

https://drkasbokar.com/ مهارت-رهبری-مدیر-قرارداد/

https://drkasbokar.com/ تسلط-بر-مدیریت-قرارداد/

https://drkasbokar.com/ بیانیۀ-قرارداد-چابک/

https://drkasbokar.com/ حراج-و-حراج-معکوس/

https://drkasbokar.com/مفهوم-boilerplate-در-مدیریت-قرارداد-

https://drkasbokar.com/نبرد-فرم-ها-در-مدیریت-قرارداد

https://drkasbokar.com/تدارکات-و-اکتساب-از-منظر-قراردادی/